La relevancia de la informática y tecnología en las empresas ha ido creciendo de forma gradual en las últimas décadas. Hoy día es imprescindible en muchos aspectos. Pero no significa que todos los negocios deban contar con un equipo de profesionales enfocados en este tipo de departamento. En muchos casos se opta por medidas externas, por hacer outsourcing con el objetivo de simplificar estos procesos pero no dejarlos de lado. Cuando se contacta con una empresa que esté preparada para ofrecer estos servicios y encaje con lo que necesita nuestro negocio solo quedará firmar un contrato mantenimiento informático para poder respirar con tranquilidad.
A partir de la firma de este contrato toda la responsabilidad del apartado informático recaerá en el proveedor y podremos pasar a simplificar esta preocupación. El acuerdo que firmamos con la empresa proveedora en cuestión indicará como esta se compromete a proporcionar y mantener al cliente que les ha contratado un servicio informático integral que cubra todas sus necesidades. Gracias a la firma de este contrato los clientes sabrán que sus equipos estarán actualizados y cuidados de manera que no sufran problemas técnicos que puedan colapsar la actividad empresarial. Y si algo ocurriese, sería el proveedor el que tendría que ocuparse de solucionarlo en el menor tiempo posible o bajo las condiciones que se hubieran pactado en el contrato.
Alcanzando el mejor acuerdo
Sin embargo, cada cliente tiene necesidades informáticas diferentes. Hay factores que influyen como el tamaño de la empresa, el tipo de servicio que requieren, los objetivos a alcanzar, el conocimiento informático de los empleados, el presupuesto, los programas o el software que se está utilizando y una infinidad más. Es por esto que los contratos de mantenimiento informáticos se deben personalizar según las necesidades de cada cliente.
Pese a la tendencia a la personalización de los contratos de mantenimiento informático, existen ciertas cláusulas o bases que resultan comunes e importantes para cualquier empresa, sea cual sea su sector. Nosotros recomendamos que no se escatime en tiempo y que se establezcan todas las cláusulas en el contrato que la empresa quiera tener cubiertas. Esto es importante, dado que como en todo contrato por prestación de servicios, el proveedor informático seguirá las directrices del contrato y nada más allá de esto.
Los elementos fundamentales del contrato
Los lugares del contrato para especificarlo todo aparecen tras la escritura objetiva de las partes, y son: en el apartado “Exponen” o “Manifiestan”, que es donde se concretan los servicios que el cliente necesita y que el proveedor acepta; y en el apartado “Cláusulas”, donde se ven desplegados. También estas cláusulas o bases del contrato de mantenimiento informático variarán según el cliente pero, como comentábamos antes, existen ciertas cláusulas o bases que resultan comunes e importantes para cualquier empresa. Aquí las exponemos:
- Duración del contrato: Aquí pondremos el tiempo por el que se mantendrá la colaboración, si es o no prorrogable y cómo son las condiciones para ambas partes si el contrato se rompe. También se puede especificar desde y hasta cuándo el servicio debe estar activo.
- Precio y forma de pago: se especifica la cantidad a recibir por la empresa proveedora del servicio, los plazos de pago y por qué medio (presencialmente, por transferencia, etc.). En el caso de haber transferencia, se deben anotar los datos bancarios. También se pueden incluir excepciones, como sanciones por impago o reclamaciones.
- Confidencialidad y Protección de Datos: como muchas empresas tienen datos delicados e importantes que proteger, aquí podemos poner las sanciones por revelado de información privada conforme a la leyes, así como el trato de dicha información durante y después del contrato. Si la información es totalmente privada, recomendamos especificar bien todos los límites y darnos libertad a nosotros mismos para gestionar los datos, arrebatándosela al prestador.
- Obligaciones de las partes y responsabilidades: se especifican las actividades que entran dentro del contrato que deben ser llevadas a cabo por las dos partes. Debemos subrayar bien las partes de nuestro empleador, sin dejar resquicios legales. Por nuestra parte, debemos incluir nuestras responsabilidades también como tareas de mantenimiento, contratación de equipo y equipamiento, retrasos, daños materiales, catástrofes naturales, huelgas, uso de componentes hardware, software o aplicaciones.
- Modificaciones y extinciones: cuando se necesite, se deben poner los términos de la extinción del contrato por ambas partes, así como modificaciones mecánicas o complicadas.
Si dotamos al contrato de esta información nos estaremos asegurando de cumplir con los elementos fundamentales y de firmar un acuerdo que no dejará ningún detalle principal al margen. Pero es recomendable que no olvidemos cuestiones excepcionales y cualquier otro dato que nos interese incorporar al documento.
