En la empresa moderna, muchos de sus procesos de están soportados sobre aplicaciones informáticas sin importar el tamaño de la misma. Todas estas aplicaciones son capaces de funcionar gracias a una serie de datos de entrada, que pueden introducirse por los trabajadores o pueden ser recogidos de otro tipo de aplicaciones. Esto último es lo que conocemos como la integración de información en la empresa.
La integración de los datos en un negocio permite ahorrar al trabajador tiempos de proceso de los datos, además de evitar cometer tantos errores durante su ejecución, lo que termina derivando en un ahorro de costes notable. Las empresas que hacen el esfuerzo por integrar sus datos e información de sus aplicaciones, son capaces de lograr un nivel de productividad mucho mayor respecto de aquellas que no realizan la integración de la información. Podríamos decir entonces que la integración de la información nos conduce empresarialmente hacia la palabra ahorro.
Otra parte muy importante en la integración de la información son los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), que automatizan muchas de las prácticas de negocio y procesos gracias al uso de las bases de datos centralizada. Pese a que implantar un sistema ERP no es algo sencillo, una buena planificación nos permitirá llevar a nuestra empresa a un crecimiento de la productividad y una mejora en la calidad de nuestros productos.
Las ventajas que un ERP puede aportar a nuestra organización pueden ser algunas como:
- Mayor eficiencia: Al tener todas las operaciones integradas en un mismo sistema, podemos obtener importantes mejoras en eficiencia automatizando las tareas administrativas, por ejemplo.
- Mayor capacidad operativa: La mejora en la eficiencia repercute directamente en elementos tan sencillos como la capacidad para atender a más clientes, fabricar más productos o procesar un número mayor de facturas.
- Mayor rentabilidad: La integración de la información en un ERP puede desembocar en una reducción de costes y una mayor competitividad frente al resto de empresas, esto permitirá ofrecer un precio más competitivo sin la necesidad de replantearse el modelo de negocio actual.
Para poder conseguir una integración de la información, los pequeños negocios y los autónomos cuentan con Internet y los sistemas de almacenamiento en la nube (cloud computing) como sus dos principales aliados en cuanto a sistemas de bajo coste, ya que se supone que disponen de menos recursos que las grandes corporaciones para invertir en costosos sistemas integrados de información.
Sin embargo, la integración de la información ha de seguir un plan de gestión de datos eficaz que sea acorde con los objetivos de la organización, por lo que se enmarca necesariamente dentro de la estrategia corporativa. Dentro de esta estrategia deben incluirse los principios rectores, los objetivos y las políticas adecuadas para una gestión de datos eficaz. En ella también debe incluirse el delicado tema del tratamiento de los datos personales, así como las decisiones de seguridad y de manejo.
La gran ventaja de la integración de la información es la posibilidad de relacionar datos de los usuarios en un entorno ajeno al propio sitio web de la empresa, con las estadísticas que estos mismos usuarios producen en la navegación posterior dentro de la página corporativa. De esta manera, se permite ampliar las posibilidades para la toma de acciones y decisiones basadas en datos, mediante la extensión de conocimiento sobre el flujo de navegación de los usuarios.
Dicho conocimiento no comienza cuando el usuario aparece o aterriza por primera vez en la página web de la empresa, sino que el punto de partida se sitúa ya en un paso anterior, cuando un usuario lee el mail que se le ha enviado o visualiza un banner en una página afiliada.
Tenemos que entender entonces que integrar la información significa pensar en los procesos actuales y los procesos del futuro para el almacenamiento y la gestión de la información. La integración de la información significa poner orden para que los datos que se demandan y que se ofrecen fluyan perfectamente entre la empresa y sus clientes, logrando una mayor competitividad y un mejor posicionamiento en el mercado económico y empresarial.
