Seguramente ya hayas oído hablar de los data warehouse en numerosas ocasiones y te estés planteando si tu empresa necesita uno para continuar con su día a día de forma adecuada. Es importante primero que sepamos, aunque sea a grandes rasgos, qué es un data warehouse. Utilizamos este término para definir los sistemas que se usan en las empresas con la intención de llevar a cabo un análisis de datos y un trabajo de reporting. Gracias a estos sistemas todos los datos se integran de forma combinada desde distintas fuentes y se concentran en una localización que nos pone en bandeja de plata aquella información que podemos necesitar. Una gran cantidad de empresas, sobre todo las que han visto cómo sus datos se multiplicaban en los últimos años, han encontrado en este tipo de sistema la solución a sus problemas. Y en relación a eso ahora vamos a ver cuáles son los motivos por los que podríais necesitarlo para vuestro negocio.
Demasiadas hojas de cálculo
Lo que parece ser la mejor opción de gestión para todo tipo de departamentos en la empresa se puede convertir en el mayor de los horrores si nos descuidamos. Hablamos de las hojas de cálculo, que se han convertido en un tira y afloja constante entre lo que creemos que es lo más beneficioso y lo que nos produce más dolores de cabeza. Al principio no dan problemas, pero cuando tenemos 200 hojas de cálculo de unos tamaños considerables, es ahí cuando nos empezamos a perder entre tanta información.
Por otro lado, ¿qué suele ocurrir cuando hay distintos departamentos que necesitan datos de diferentes hojas de cálculo para trabajar? Se acaba creando una situación de caos y confusión enorme. Así que si no es la primera vez que has pensado algo así como “maldita hoja de cálculo”, te vamos a recomendar que pienses bien en el data warehouse, porque nos da la sensación de que lo necesitas. Otro problema con las hojas de cálculo es que terminamos abusando de ellas. Si están hechas para introducir determinada cantidad de datos y cifras, ¿qué nos lleva a incorporar en ellas una mayor cantidad de información y elementos que realmente no vienen a cuento? Todo eso reduce la velocidad de acceso y acaba afectando al volumen de productividad del equipo.
Los tiempos de espera
Otro de los inconvenientes de los sistemas actuales se encuentra en que no hay rapidez ni flexibilidad. Cuando necesitamos un informe nos encontramos en muchas ocasiones con que hay otros compañeros de la oficina que tienen que incorporar información en sus hojas de cálculo para que nosotros podamos avanzar. Y si alguien se ha olvidado de analizar unos datos que requiramos, nos podemos preparar para esperar hasta el infinito. El problema de todo esto es que nos frustra, porque nuestro nivel de rendimiento se reduce y acabamos viéndonos ante una situación en la cual no tenemos control sobre lo que ocurre.
Como decíamos antes, un data warehouse lo que hace es centralizar los recursos y contenidos de forma que todo el mundo tenga acceso a todo de una manera constante. El tiempo de acceso se va a reducir y veremos cómo podremos mejorar mucho los resultados.
Datos erróneos
En pocas empresas hay departamentos de datos, análisis y cifras en los que no haya ningún tipo de error. ¿Sabéis que suele ser común? Las discrepancias. Los informes y los datos suelen salir bien salvo que seamos un poco manazas, pero que se produzcan errores es el pan nuestro de cada día. ¿Y qué hacemos si un documento que nosotros hemos generado no coincide con el de otro departamento cuando en teoría ambos deberían ser exactamente iguales? Esto produce una gran pérdida de tiempo, puesto que significa trabajar para revisar y revisar hasta el infinito. No lo vamos a decir de nuevo, pero con un data warehouse esto no ocurriría, dado que se trabajaría sobre archivos únicos.
Trabajo fluido
A todos nos gusta poder trabajar de una manera fluida. Hacerlo implica que, por ejemplo, si estamos realizando un documento y necesitamos información de otros archivos, sepamos exactamente dónde se encuentran y qué tenemos que buscar en ellos. Debe existir homogeneidad para que todo cuadre y nos aporte el rendimiento que necesitamos a la hora de mantener procesos de trabajo fluidos. El problema es que si cada archivo está en un lugar, cada uno tiene sus propios elementos o plantillas y algunos quizá ni siquiera se han actualizado, acabaremos desordenados y perdiendo mucho tiempo.
