La calidad de los datos tiene un impacto directo en la tasa de conversión de leads a clientes. Hacer una limpieza de datos te ayuda a mantener alta la capacidad de envío de comunicaciones, lo que te permite ir nutriendo de información a tus leads. También te ayuda a calificarlos mejor, de forma que puedas entregar a tu equipo comercial aquellos leads que sean más adecuados.
Se dice que alrededor del 32% de los datos que existen en las bases de datos de las empresas son inexactos, lo que significa que un porcentaje similar de ingresos se pierde.
Dado que la calidad de los datos es crucial para la eficacia de cualquier campaña de marketing vamos a ver cómo con limpieza de datos podemos conseguir:
- Mejorar la automatización del marketing.
- Automatizar el proceso para las siguientes veces.
- Mejorar el conocimiento acerca de los leads
Limpieza de datos para mejorar la automatización del marketing
Cualquiera que sea el software de automatización de marketing que utilices en tu negocio, suele incluir los siguientes componentes:
- Contactos (o registros)
- Campos (o columnas)
- Listas inteligentes y flujos de trabajo (o campañas)
Contactos
Una dirección de correo electrónico es generalmente el identificador de cada uno de tus contactos individuales por lo que vamos a comenzar por allí. Algunas plataformas de marketing te hacen un cargo extra por superar cierto límite de contactos por lo que es importante administrarlo sabiamente y deshacerse de aquellos contactos que no estén comprometidos o que no responden. Podemos hacer la limpieza de datos de contactos de esta forma:
- Aquellos que han cancelado su suscripción. La parte más difícil de esto es que no debes borrar los datos de aquellos que aunque no quieran recibir más emails, sí que están interesados a través de otros canales. Sus datos son importantes para cerrar operaciones en el futuro. Revisa tu CRM para saber si ha habido otras interacciones.
- Direcciones de correo electrónico falsas o erróneas. Debes echar un vistazo a las métricas para decidir si los correos electrónicos devueltos merece la pena mantenerlos en la base de datos. Hay muchas razones para que estos correos electrónicos fallen y de ahí que sea importante esta limpieza de datos: correos electrónicos mal escritos, correo electrónico falso, filtro de spam muy estricto etc.
- Contactos duplicados. Se trata de otra limpieza de datos muy importante ya que a la gente no le gusta recibir una comunicación de marketing dos veces. Combinar los contactos duplicados ayudará a mejorar la experiencia de tus clientes potenciales.
Campos
La mejor manera de mantener tus campos o columnas limpios, es aplicando la regla de “un campo, un propósito”. Esto significa que cada campo nunca debería almacenar dos piezas de información o ser utilizado para múltiples propósitos. Por ejemplo, si almacenas nombre y apellidos en el mismo campo, esto impedirá usarlos por separado para personalizar un correo electrónico a una landing page.
Incluso cuando se utilizan respuestas estándar con campos utilizando menús desplegables, siempre habrá valores no autorizados que aparecerán porque se importan datos de un tercero o porque alguien introdujo manualmente información en la base de datos de automatización de marketing o en el CRM.
En la mayoría de los casos, la eliminación de columnas inútiles libera mucho más espacio que la limpieza de datos de contactos. Como resultado, la base de datos tarda menos tiempo en cargarse, y los procesos y flujos de trabajo funcionan más rápido. Los campos que no son útiles o que son redundantes pueden eliminarse de forma segura de la base datos o almacenarse fuera de la base de datos de automatización de marketing.
Listas inteligentes y flujos de trabajo
Listas y flujos deben mantenerse organizadas para conseguir tener campañas manejables.
Utiliza una nomenclatura estándar para que sea fácil encontrar la lista correcta, incluso cuando hay muchas personas que administran el software. Por ejemplo, inicia todas las listas para descargar “white papers” con la palabra descargar. Al hacer la búsqueda fácil, también evitarás crear la misma lista dos veces.
Si tu software de marketing te lo permite, chequea la hora en la que una lista o un flujo de trabajo se utilizó por última vez. Si no, comprueba su fecha de creación. Esto te ayudará a identificar las campañas más antiguas que pueden necesitar una auditoría. Asegúrate de que todos los activos y URLs para estas campañas todavía están disponibles. Sí una campaña ha terminado, asegúrate de desactivar el flujo de trabajo para evitar que los contactos se registran por error.
Automatizar el proceso para las siguientes veces
Ahora que has pasado varias horas limpiando tus datos, no querrás que vuelva a suceder lo mismo. Necesitas un proceso que evite errores humanos y que automatice parte de la limpieza de datos.
Protege tu base de datos de errores humanos convirtiendo los campos de texto en menús desplegables, siempre que sea posible. Esto reducirá el error humano ya que permitirá recoger solo datos estandarizados, y también hará que sea más fácil segmentar las listas.
También puedes automatizar la limpieza de campos que se sabe que son erróneos debido a su longitud o por otras razones, simplemente creando un flujo de trabajo automatizado para eliminarlos.
Desafortunadamente, no todas las tareas pueden ser automatizadas pero lo que sí puedes hacer es intentar que el proceso manual sea mucho más fácil mediante la creación de una lista inteligente que recoja cada contacto que pueda necesitar una limpieza manual, para que no tengas que buscarlos. Establece también recordatorios para limpiarlos de forma semanal o mensual para que no se acumulen.
Mejorar el conocimiento acerca de los leads
Ahora que has limpiado tu base de datos y te has asegurado de que los procesos correctos están en su lugar para el futuro, el siguiente paso es mejorar el contenido. Puedes contar con otros datos internos, como otras aplicaciones que no están integradas con tu software de automatización de marketing, pero también con datos procedentes de terceros, que te pueden aportar lo que te falte.
La primera herramienta que debes tener conectada es tu CRM. Es posible que ya tengas hecha una conexión entre las dos bases de datos desde hace mucho tiempo, pero puede ser que haya algunos campos de datos nuevos que no están sincronizados. Debes actualizar qué campos se deben sincronizar y cuáles no.
Construye un inventario de qué otras herramientas estás utilizando, por ejemplo, herramientas para cuestionarios o encuestas, o para análisis de visitantes a tu sitio web. Algunas de ellas tendrán una buena integración con tu plataforma integral de automatización de marketing por lo que sería una ventaja que esos datos se incluyan en tu lista de segmentación y en el proceso de cualificación.
Ahora tú automatización de marketing está en orden e incluso ha mejorado. Todo lo que tienes que hacer es mantener el nivel de calidad de los datos durante todo el año, haciendo limpieza de datos cuando sea necesario. Cuando la calidad es una prioridad y una parte de tus procesos cotidianos, puedes asegurar mejor resultados en tu programa de automatización de marketing.
