En primer lugar deberíamos diferenciar claramente entre los cuadros de mando o scorecards y los paneles de información o dashboards. Cuando vemos las palabras escritas en inglés, suelen tender a confundirse pensando que ambas se refieren a cuadros de mando y eso es un error porque no son exactamente lo mismo ni tienen el mismo fin. Con esta distinción aprovecharemos para definir ambos conceptos y sus diferencias y veremos después porqués son importantes los cuadros de mando.
Dashboard (Paneles de información)
Los paneles de información son simples sistemas de reporting de información donde podemos consolidar diferentes métricas en un solo pantallazo. Suelen utilizarse para visualizar los datos de un departamento.
Estos dashboards permiten centrarse en lo que es realmente importante para los gestores que los analizan. Algunas de sus características principales son:
- Se utilizan para medir aspectos concretos del rendimiento de ciertos departamentos.
- Suelen ser utilizados solamente por personal directivo. Quizás personal especialista de algún departamento también los utiliza pero los empleados de los niveles más bajos de gestión de la empresa no tienen acceso.
- Los datos de un dashboard no se actualizan en tiempo real sino que son actualizados a demanda. Eso quiere decir que responde exactamente a las necesidades del usuario.
- Presentan datos relativos a un evento o caso concreto y rara vez tienen los datos resumidos.
- Por último, un panel de información puede ser visualizados en modo informe organizado o, si el usuario lo desea, con los datos en bruto.
Scorecards (Cuadros de mando)
Los cuadros de mando son herramientas que se utilizan para medir el avance hacia la consecución de una estrategia u objetivos, y lo hacen desde el nacimiento de esa estrategia y acompañándola durante todo el progreso. Para ello hacen uso de los famosos KPIs (indicadores clave de rendimiento). La diferencia fundamental con los dashboard es que los cuadros de mando permiten diferentes puntos de vista y utilizan metodologías de gestión. Algunas de las características principales de los cuadros de mando son:
- Los cuadros de mando miden el progreso hacia la estrategia y nos ayudan a vigilar el rendimiento general de la empresa.
- Los cuadros de mando son utilizados por todos los empleados relacionados con la realización de la estrategia, independientemente del nivel de gestión en el que se encuentren. Gracias a eso, cada uno de los empleados, incluyendo gerentes, ejecutivos y empleados, se ven personalmente involucrados en la vida de la empresa y les permite ver cómo sus acciones influyen en el rendimiento general.
- Los cuadros de mando permiten que se pueda controlar la ejecución de la estrategia. Periódicamente se hacen “instantáneas” programadas que muestran el cambio. Esto permite a los administradores centrarse en lo que es realmente importante en lugar de ver datos cambiando continuamente.
- Los cuadros de mando si que se presentan en resúmenes con valores totales de métricas cruciales, y no con los datos particulares que conforman el sumatorio de estas métricas.
- El método de visualización de los datos depende de las necesidades de cada usuario. Se puede elegir entre los gráficos visuales, textos, etc.
¿Porque son importantes los cuadros de mando?
La respuesta en realidad es simple. Los cuadros de mando son absolutamente vitales para el éxito de cualquier negocio. Algunos de los beneficios que proporcionan son los siguientes:
- Pueden proporcionar una visión global de toda la organización.
- Ayuda a impulsar cambios en el comportamiento organizacional y a mejorar el rendimiento.
- Consigue alinear y enfocar a todo el personal de la organización, tanto empleados como directivos, con la estrategia de la organización.
- La gente lo va a utilizar y apoyar porque la gente apoya lo que ayuda a construir.
- Permite la comunicación efectiva de la estrategia en toda la organización.
- Captura y muestra todo el valor del negocio, ya sea tangible o intangible.
- Agrega un punto de disciplina y estructura al día a día de las operaciones organizacionales.
- Los cuadros de mando son muy flexibles y adaptables a cualquier tipo de empresa.
Conclusión
Los cuadros de mando, lo mismo que los dashboards, proporcionan a los usuarios múltiples funcionalidades, y muchas veces no es posible determinar si uno es mejor que el otro. Depende de los usuarios que lo van a utilizar, los requerimientos que necesitan estos usuarios, el tipo de empresa, y un otros muchos factores. A veces, para saber si necesitamos uno u otro, basta con ver un ejemplo: en un departamento de ventas, un dashboard nos mostraría la consecución de los objetivos de venta mientras que un cuadro de mando nos estaría informando de si el negocio es rentable. Para decidir si quieres una cosa u otra debes saber si quieres realizar un seguimiento de la estrategia de la organización o si sólo quieres una herramienta para vigilar el rendimiento de un área de la empresa.
