A menudo se confunde intranet con Internet, y aunque es cierto que comparten muchas similitudes no es lo mismo Internet que intranet. Vamos a ver que es una intranet, definición, ventajas y usos que se pueden aplicar en una pyme.
Intranet: Definición
Una intranet es una red informática interna dentro de una organización que utiliza el protocolo TCP/IP de internet para compartir información entre los usuarios de la empresa o pyme.
Al tratarse de una red interna independiente de Internet, la intranet puede funcionar aunque no se conecte a Internet. Son redes independientes y diferentes.
Desde la intranet se puede habilitar o no el acceso a Internet para que los usuarios de la organización puedan entrar en Internet.
Para impedir que los usuarios de internet pueden acceder a la intranet, se aplican medidas de seguridad como cortafuegos.
Y si es necesario se puede permitir el acceso a usuarios de Internet para que entren a la intranet. En este caso se crea una extranet que forma parte de la intranet de la empresa. Permite que los empleados, proveedores, socios, clientes y vendedores de la empresa puedan acceder a la intranet desde fuera de la empresa.
La extranet permite compartir la información por internet de forma segura sin tenerse que preocupar de ser interceptado. Se implantan medidas de seguridad, protección y privacidad a base de cortafuegos, contraseñas, cifrado de datos, …
Intranet: Ventajas
- La comunicación es rápida gracias al ancho de banda que utiliza la intranet por estar dentro de la LAN de la organización.
- La red interna de la empresa ofrece seguridad y protección al acceder a los servidores mediante contraseñas.
- El uso de una intranet permite a las organizaciones controlar su negocio de forma fácil y realizar una gestión de empleados más exitosa.
- Hay menos papeles. No hace falta mandar una copia en papel a los empleados con manuales y procedimientos. Solo tienen que acceder a la intranet para verlo.
- Aumenta la productividad.
- Hay mayor flexibilidad y versatilidad.
- Toda la organización se beneficia de la facilidad de acceso a la información.
- Facilita la comunicación entre empleados de distintos departamentos.
Todo esto facilita la capacidad de la pyme para ahorrar dinero y aumentar los beneficios.
Intranet: Usos en una pyme
- El uso más popular de la intranet es el correo electrónico entre la organización. El correo electrónico interno permite que los empleados de la pyme se comuniquen entre sí de manera fácil y rápida.
- Otro uso de la intranet en una pyme es la publicación de documentos corporativos en la web, como formularios, boletines de noticias, biblioteca, protocolos, datos históricos, lista de precios, comunicados, procedimientos, manuales, …
- Otra uso que permite reducir el papeleo es tener un directorio telefónico en la intranet. Evita tener que gastar tiempo y dinero en hacer copias impresas del directorio para dárselo a todos los empleados. Cuando se hace una modificación en la asignación de un teléfono a un empleado, porque hay una nueva incorporación o alguien ha cambiado de puesto, todos los usuarios lo ven inmediatamente sin necesidad de informar del cambio a todos.
- La intranet también facilita poner en marcha un centro de atención al usuario que puede ser de gran utilidad para que el departamento de informática gestione las necesidades de los usuarios ya sean dudas, sugerencias o registro de errores en alguna aplicación.
- También es de utilidad para crear encuestas de satisfacción de los empleados que luego analiza el departamento de RRHH para ver la satisfacción de los empleados.
Conclusión
Una intranet es un reflejo de la empresa u organización que la gestiona. Si la empresa está bien organizada será capaz de diseñar una intranet bien adaptada a sus necesidades.
Tanto las grandes empresas como la pymes se han dado cuenta de cómo la intranet les ayuda a incrementar la productividad y reducir costes.
Si bien hay que tener en cuenta que la creación y el mantenimiento de la intranet tiene un coste también hay que valorar las ventajas que aporta el implantar una intranet en la organización.
