Las empresas son muy dependientes de la precisión con que las bases de datos registran, actualizan y entregan los datos. Y deben de hacerlo de forma inmediata. En tiempo real. Los datos que mantienen dan soporte a las principales áreas de negocio de la empresa: contabilidad, gestión, marketing, comercial y ventas. Un método eficaz para gestionar las relaciones entre los diversos elementos de la base de datos es el uso de un sistema manejador de base de datos relacional.
Veamos las cuatro principales funciones que hacen que una base de datos sea importante para cualquier empresa.
Acceso a datos
Un sistema manejador de base de datos relacional moderno utiliza un lenguaje de programación conocido como Structured Query Language (SQL) para acceder a los datos, actualizarlos y borrarlos de las tablas. Estos programas, incluidos en los sistemas Microsoft SQL Server y el sistema de código abierto MySQL, permiten que programas externos puedan acceder a los datos a través de consultas SQL. Por ejemplo un sitio web puede mostrar los productos que vende la empresa con sus fotos, sus precios y descripciones mediante una conexión del servidor web con los datos que hay en una base de datos.
Relaciones de datos
Uno de los aspectos más importantes de un sistema manejador de base de datos relacional es la forma en que las diferentes tablas que contienen los datos se relacionan entre sí. Cuando una base datos contiene una tabla de empleados con todos los datos del personal de la empresa, y entre ellos están los empleados que pertenecen el departamento de ventas, y por otro lado tenemos otra tabla con los datos de todas las ventas de productos, el sistema manejador de base de datos relacional puede gestionar esa relación entre las dos tablas. Esa relación ayuda a la dirección de la empresa a determinar qué vendedor tiene cifras de ventas más altas de ventas y qué productos son los más vendidos por cada vendedor, por ejemplo.
Actualizaciones de datos
Un sistema de gestión de base de datos relacional totalmente funcional permite a los usuarios introducir nueva información, actualizar los registros existentes y eliminar los datos que sean obsoletos. A modo de ejemplo, cuando un vendedor vende 1000 unidades de un producto, lo que hará cuando llegue a la oficina es introducir la información de esa transacción en el sistema manejador de base de datos relacional. Estos datos pueden incluir el nombre del vendedor, la información de los clientes, el producto vendido y la cantidad vendida. El sistema de gestión de base de datos relacional lo que hará es añadir un nuevo registro en la tabla de clientes, actualizar el registro del vendedor y restar 1000 unidades del producto en el registro de inventario.
Búsqueda de datos
El sistema manejador de base de datos relacional también asegura que la empresa puede construir y mantener sus datos durante toda la vida útil del sistema. Las diversas tablas en el sistema de gestión de base de datos relacional permiten a los usuarios buscar a través del sistema utilizando los diferentes criterios disponibles. Los clientes, a través de un acceso online, pueden buscar un producto en una tabla de productos por nombre, marca, precio, color o cualquier otra característica. El sistema almacena los datos en un formato predecible y secuencial, permitiendo a los usuarios buscar registros más antiguos con relativa facilidad.
