Hoy en día, la gran mayoría de nuestros clientes usan Internet como una herramienta para realizar cualquier tipo de transacción financiera (ver: ¿Por qué es importante la transformación digital para tu empresa?). Desde cualquier dispositivo móvil u ordenador con acceso a la red pueden realizar operaciones bancarias online, gestionar sus inversiones, supervisar los movimientos de su tarjeta de crédito y también, lo que nos atañe en este artículo, el pago por un producto o servicio.
Si nuestro negocio cuenta con un centro de venta online, se traduce a que todo el proceso de compra contará con Internet como el único medio de contacto entre la empresa y el cliente, por lo tanto, hay que tener mucho cuidado con el manejo de los datos privados y su seguridad. En adelante contaremos cómo gestionar las facturas (envío, recepción y almacenamiento) de una forma segura dirigido a especialmente a las PYMES.
Protege los datos: tips y ayudas
En ocasiones se desconocen las normas de protección de datos que se aplican en el país donde la empresa está instalada. Cuando se realiza una compra online, el usuario comprador desea recibir una factura que justifique su compra habiendo enviado anteriormente sus datos privados para su identificación. Debemos saber que todos estos datos que se reciben y se envían son tratados de una forma correcta ya que una empresa tiene obligación jurídica de protegerlos.
En caso de incumplir la ley se llevarían a cabo sanciones económicas y penales. Incluso es muy probable que el público objetivo de la empresa sancionada, acabe por no establecer más relaciones llevando a esta a la quiebra.
Por ello, una buena forma para facilitar el manejo de los datos privados es pedir los justos y necesarios para realizar la operación de venta y asegurarse de que el cliente acepta la correspondiente política de privacidad y uso de datos. Además, es importante que, si el negocio es asiduo a trabajar con grandes cantidades de datos personales, todos los trabajadores firmen un acuerdo de confidencialidad que les impide mover datos fuera del ámbito de la empresa. Si se decidiera traspasar a terceros, dejaremos siempre claro por escrito todas las responsabilidades y una cláusula de protección de información y violación de datos para que no se haga un uso indebido de los mismos.
Seguridad en el envío, recepción y almacenamiento de facturas online
Una vez clara la importancia de la protección de datos, es hora de protegerlos mientras viajan por Internet entre empresa y cliente.
En primer lugar, el nivel de seguridad depende mucho del tipo de negocio, es decir, no corre el mismo riesgo una empresa que realizó un pequeño estudio sobre la edad de sus clientes que una entidad bancaria. Para cerciorarnos, debemos analizar los posibles riesgos que tiene el negocio y fortalecerse contra ellos.
Es posible cifrar los datos para que agentes externos o malwares no ataquen a la información robándola o dañándola. Con esto podremos garantizar al público que existe una confidencialidad entre las partes por lo que no habrá ningún problema en que nos envíen información privada.
Se puede utilizar la tienda online como un portal donde el comprador debe registrarse e identificarse de manera clara, impidiendo de esta manera la usurpación de identidad. En la página web se podrá establecer el envío de la factura, los tiempos de envío, etc.
En último lugar hablaremos del almacenamiento de facturas, ya sea analógico u online. En caso de ser analógico (o también llamado convencional) debemos establecer, cada cierto periodo de tiempo, copias de seguridad con el fin de no perder ningún dato por robo o eliminación de los mismos. Es recomendable usar un buen antivirus que bloquee a los ciberdelincuentes, malwares o spywares, y para ello haremos un estudio y comparación dependiendo de nuestras necesidades. Por otra parte, si utilizamos almacenamiento en la nube (in cloud), debemos cerciorarnos de que el acceso al servidor está totalmente protegido y nuestras facturas cifradas, aunque no podemos olvidarnos de realizar copias de seguridad por los mismos motivos que el anterior sistema (ver:Pros y contras de trabajar es la nube).
