Una estrategia de gestión de errores y pérdida de datos sensibles implica una comprensión global de dónde se encuentran tus datos y qué es lo que está en riesgo.
Los ciberdelincuentes suelen acaparar muchos titulares cuando hay casos graves de robo de datos en grandes empresas. Sin embargo, la mayor parte de las pérdidas de datos ocurre en pequeñas y medianas empresas, y suele ser porque no administran correctamente sus datos sensibles. La pérdida de datos no suele tener nada que ver con los ciberdelincuentes.
¿En qué consiste la gestión de errores y pérdida de datos?
Una gestión de errores y pérdida de datos sensibles es una estrategia global que incorpora personas, procesos y tecnología y se centra en descubrir dónde están los datos, clasificarlos y gestionar su seguridad y protección.
La mayoría de las organizaciones incorporan siete pasos en sus mejores prácticas de gestión de errores y pérdida de datos:
- Definición de lo que la organización considera que es información sensible.
- Saber dónde están los datos y quién tiene acceso a ellos.
- Clasificación de datos en términos de importancia y daño potencial a su organización, en caso de pérdida por error o robo.
- Identificar quién es el propietario de los datos.
- Regulación de la responsabilidad de los propietarios de los datos.
- Determinación de si los datos son necesarios o son obsoletos y representan un riesgo innecesario.
- Eliminación de los datos tan pronto ya no sean necesarios o protegerlos si deben seguir existiendo.
Las consecuencias de no hacer una buena gestión de errores y pérdida de datos pueden ser:
- Aumento de las primas de seguro e incluso multas y consecuencias legales.
- Caída de las ventas si los datos perdidos afectan a la capacidad de producción, de venta, de atención al cliente o a tu imagen de marca.
- Incremento de los costes de IT e ineficiencia.
Las empresas tienen que hacer mejor su trabajo de gestión de errores y pérdida de datos sensibles. Para ello deben:
- Evitar tener más datos de los necesarios
- Tener en cuenta las principales causas por las que pueden ocurrir las pérdida y errores en los datos
- Tomar las medidas y precauciones necesarias.
Principales causas de la pérdida de datos
Una de las mejores formas de hacer una buena gestión de errores y pérdida de datos es conocer las causas que los producen. Veamos algunas de las principales causas de pérdida de datos para que puedas tomar medidas para evitarlas o mitigarlas:
1. Fallos del disco duro
Los discos duros fallan por una gran variedad de razones. Alrededor del 60% de los fallos de disco duro se producen debido a un fallo mecánico, mientras que el otro 40% son el resultado de un mal uso. Un disco duro es un dispositivo mecánico con partes móviles y por lo tanto tienden a fallar. Mientras que algunos fallos ocurren simplemente porque el hardware se desgasta, otros fallan prematuramente debido a factores externos como:
- Sobrecalentamiento
- Agua o incendio
- Exposición a campos magnéticos
- Cortes de energía
- Caídas de rayos.
También hay factores internos que pueden causar fallos en el sistema de archivos que causan errores y pérdida de datos. Estos fallos internos pueden ser el resultado de:
- Corrupción de archivos
- Corrupción de software
- Inestabilidad en la lectura del disco
- Error humano:
- Manipulación del sistema de archivos
- Eliminación accidental de archivos
- Instalación incorrecta y eliminación posterior de archivos
- Formateo o partición de disco incorrecta
A veces, los fallos del disco duro son causados por un solo evento grave que puede ser identificado, mientras que otras veces ocurren lentamente con el tiempo. Éstos son algunos de los signos que indican que se puede producir un fallo total de un disco duro:
- Fallos y recuperaciones repetitivos del disco duro
- Ruidos como clics, rascones o chillidos con un patrón cíclico
- Aumento del número de sectores defectuosos durante exploraciones de disco con chkdsk u otros sistemas
- Temperaturas inusualmente altas que provocan incluso que el equipo se pare
- Problemas durante el proceso de arranque
- Equipo cada vez más lento durante procesos estándar
- Bloqueo repetitivo del ordenador que requiere un reinicio mediante hardware
- Archivos que no se abren, están dañados o desaparecen repentinamente
2. Eliminaciones accidentales por error del usuario
Todos los días creamos, actualizamos, guardamos y eliminamos archivos. No es de extrañar que a veces, borremos o sobrescribamos archivos por accidente. Todos somos humanos, y la realidad es que cometemos errores. Algunas veces la papelera de reciclaje de Windows puede servirnos de red de seguridad, pero hay varios escenarios en los que simplemente no se puede contar con la papelera de reciclaje para acudir al rescate. Aquí hay algunas situaciones en las que no podremos recuperar nada de la papelera:
- Archivos borrados de unidades, como las que se accede a través de una red, que no tienen una papelera de reciclaje
- Archivos que son más grandes que la capacidad de la unidad en la que papelera de reciclaje reside
- Archivos más grandes que la capacidad de la papelera
- Archivos que se eliminan de forma permanente usando Shift + Delete
- Archivos eliminados utilizando la consola de Windows
Otra fuente común de eliminaciones accidentales es el correo electrónico.
El último tipo de eliminaciones accidentales se produce como resultado de la eliminación de archivos del sistema fundamentales para el buen funcionamiento de todo el equipo.
3. Virus informáticos e infecciones de malware
Todos los días aparecen nuevos virus que ponen en peligro tus datos. Estar conectado a Internet tiene sus ventajas, pero también tiene un coste. Es el medio más común de entrada de virus en el ordenador. A través del correo electrónico (21%) y phishing (17%) son los más comunes. Los virus informáticos tienen la capacidad de destruir, robar o encriptar tus datos, y en algunos casos corromper completamente tu ordenador e infiltrarse en toda tu red.
4. Robo de portátiles
Las estadísticas sobre el robo de portátiles son asombrosas. De acuerdo con Gartner, un ordenador portátil es robado cada 53 segundos. Si piensas que a tí no te va a pasar, es probable que estés equivocado. Debes ser ultra cauteloso. No dejes tu ordenador portátil desatendido. Si tienes que dejarlo en tu vehículo, asegúrate de que no esté visible. Los delincuentes son a menudo oportunistas. Y si estás pensando en que reemplazar el ordenador portátil robado es caro, los estudios revelan que el 80% del coste es en realidad una consecuencia de la pérdida de los datos.
5. Fallos debidos a la electricidad
Los apagones y subidas de tensión son malos para tu equipo y tus datos. Cuando hay una subida de tensión se traduce en una parada inesperada de tu ordenador, y esta se cobra su peaje en los componentes del ordenador. Los sistemas operativos son complejos y deben seguir los procedimientos adecuados para apagarlo y asegurarse de que todos los procesos se ejecutan correctamente. Una pérdida repentina de la energía puede interrumpir estos procedimientos delicados y provocar que el equipo deje de funcionar.
Imagina que en tu disco duro se están escribiendo afanosamente datos, cuando, de repente, la energía se pierde y se apaga justo en el medio de ese proceso. Si se trata de un día de suerte, es posible que sólo pierdas un archivo o una parte de un archivo. Ahora imagina que el disco duro estaba escribiendo en el sistema de archivos, que es fundamental para el proceso de arranque, y su equipo se apaga. Podría ocurrir que ya no se pueda reiniciar el equipo.
Por otro lado, si los apagones y sobretensiones ocurren de manera frecuente, se puede reducir la vida útil del disco duro. Cada vez que un equipo se reinicia después de una pérdida repentina de electricidad, el cabezal de lectura y escritura se mueve rápidamente a su posición original provocando pequeñas imperfecciones en el disco. Estas imperfecciones se acumulan con el tiempo y aumentan la probabilidad de un fallo en el disco duro.
6. Daños provocados por derrame de líquidos
La electrónica y los líquidos no se llevan muy bien. Cuando se derrama cualquier tipo de líquido, ya sea agua, café o cualquier otra bebida, se corre el riesgo de un cortocircuito en todo el equipo. Cuando el líquido se filtra en un ordenador portátil a través del teclado, que está conectado a la placa base, puede hacer que el teclado deje de funcionar por completo. El simple secado de tu ordenador puede no ser suficiente.
Apaga el equipo, sécalo, retira todas las piezas desmontables, asegúrate de que esté todo seco y limpio de cualquier residuo, y luego espera al menos 48 horas para asegurarte que todo esté completamente seco antes de volver a poner en marcha el ordenador. Pero a veces un derrame en un portátil puede ir mucho más abajo del teclado, dañando partes más delicadas. Y si el líquido derramado contiene azúcar o cualquier ingrediente ácido, podría causar corrosión, lo que podría destruir el procesador, la memoria o incluso la placa base.
Acciones preventivas
Aunque la pérdida de datos puede parecer inevitable, en realidad, con las precauciones y garantías adecuadas, se puede prevenir.
- Copias de seguridad: No esperes hasta ver señales de fallo en un disco duro. Por en marcha un plan de copias de seguridad. Puedes hacerlo online u offline.
- Encriptación y borrado remoto: La encriptación completa de los datos y la capacidad de borrar datos de forma remota de un ordenador portátil que contiene datos críticos y confidenciales es de suma importancia para la protección de tu empresa.
- SAI: Las subidas de tensión también representan un riesgo para el hardware del ordenador. Los SAI te protegen de subidas de tensión, aunque posiblemente no lo protejan de la caída de un rayo. No olvides las copias de seguridad.
- 9 recomendaciones adicionales:
- Mantén tus equipos limpios y libres de polvo
- Si un PC se calienta debes desmontarlo y limpiarlo
- Guardar las copias de seguridad, que debes hacer regularmente, en varias ubicaciones
- Si crees que un disco duro va a fallar, haz una imagen completa del disco, con sistema operativo incluido.
- Mantén tu software antivirus actualizado
- No abras correos electrónicos sospechosos o archivos adjuntos no confiables
- No dejes tu ordenador portátil desatendido
- No elimines los archivos que no se sabe lo que son. Pueden ser necesarios para el sistema operativo
- No dejes líquidos cerca de tu ordenador portátil
