ERP definición aproximada sería un sistema que ayuda a las empresas a gestionar sus finanzas, la cadena de suministro, la fabricación, las operaciones, proporciona informes y que ayuda y gestiona los recursos humanos. La mayor parte de los sistemas ERP pueden ser implantados en tus propias instalaciones y muchos de ellos en la actualidad también funcionan en la nube de forma que puedes acceder a ellos desde cualquier sitio y con diferentes dispositivos.
Si nos vamos a una definición ERP más literal, esta sería planificador de recursos empresariales, y también puedes encontrarlo como sistema de ERP, Software ERP o sencillamente ERP.
Con un buen ERP todo el proceso de negocio lo tienes en el mismo software de forma que se facilita la colaboración y la rápida toma de decisiones, y eso ayuda a mejorar la productividad general de toda la empresa.
Si estás a punto de entrar en un proceso de selección de un sistema ERP vamos a ver algunas sugerencias para que te ayuden a seleccionarlo correctamente.
Haz una lista clara y extensa de tus necesidades
Define con cuidado el alcance del proyecto. Céntrate en los procesos empresariales específicos y en los requisitos del sistema. Cuanto más específico seas al principio más detalladas podrán ser las propuestas que te presenten los diferentes proveedores. Si te faltan requisitos es posible que el presupuesto final del proyecto y los plazos no puedan ajustarse a lo que el proveedor te presente, así que asegúrate de que todos los usuarios, personal de informática y dirección se comprometen a alimentar esta lista de necesidades.
No te bases solamente en el precio o lo llamativo de algún tipo de tecnología. Encontrar un sistema ERP que se ajuste a tu sector, con las herramientas y características diseñadas para resolver los requisitos de tu negocio, te aportarán beneficios a largo plazo.
Evalúa tus opciones antes de seleccionar tu sistema de ERP
Un proceso de evaluación mal gestionado o mal definido puede conducir a una implementación pobre de tu ERP. La definición de requisitos y prioridades deben de ser concretas para que puedas seleccionar correctamente a tu proveedor. La falta de participación y aportación de todos los interesados en la etapa de evaluación puede llevarte a una mala elección y a que los usuarios tengan problemas para utilizarlo. Además se puede retrasar la ejecución del proyecto y demorar la fecha de puesta en marcha, y por lo tanto los beneficios que te puede aportar se retrasan.
Otro de los elementos en los que muchas empresas fallan es que se olvidan de los informes y las métricas. ¿Qué vas a necesitar medir con el sistema? ¿se puede hacer a través de informes preconstruidos que ya existen en el sistema o vas a tener que hacer algunos a medida? En la fase de selección debes hablar de todo esto antes de firmar un contrato de varios años con tu proveedor.
Además, no olvides la posible integración que necesites. Una solución de ERP que no funcione con la información crítica que ya tienes en tu organización no será la solución más adecuada.
Por último, tu proveedor debería de ser especialista en tu sector. Aquellos que trabajan con todo tipo de empresas con el mismo de ERP no te pueden aportar la misma experiencia.
Obtén referencias
Cuando estés decidiendo por un proveedor de soluciones ERP pregunta al proveedor por al menos 3 referencias. Habla con esos antiguos clientes y pregúntales qué tal salió todo, si hubo algo que salió mal y qué se podría haber hecho de forma diferente. Si un proveedor no te puede proporcionar al menos tres clientes verificables y que estén contentos con la solución de este proveedor, es posible que no tenga la experiencia que necesitas.
De la misma forma, si perteneces a algún tipo de asociación en tu sector pide a tus colegas de otras empresas que te recomienden algún ERP.
No te olvides de los usuarios móviles
A medida que aumenta la movilidad y que se adopta la opción de llevar tu propio dispositivo a la empresa, el acceso a los sistemas de ERP ya no se hace solamente a través del ordenador de sobremesa. Selecciona una solución que permita a los usuarios ser productivos con smartphones y tablets pero a la vez asegúrate de que se mantiene la seguridad de los datos sensibles con tu ERP, por definición, va a tener que manejar.
