Los líderes de muchas compañías, sobre todo los de las pymes, no piensan en la tecnología como un elemento central de su negocio. Simplemente porque en el pasado eso nunca fue así. ¿Por qué va a pensar el gerente de una pequeña empresa “cómo puedo digitalizar mi negocio” si seguramente se trata de una pequeña empresa familiar que lleva funcionando desde hace decenas de años y siempre ha funcionado bien?.
Pero la realidad es que ahora los clientes de esa pyme, sus productos, sus operaciones comerciales y sus competidores son fundamentalmente digitales. Para ganar en este nuevo mundo, los líderes digitales deben reinventar sus negocios llevándolos hacia lo digital. Si lo hacen pueden convertirse en unos depredadores digitales. Si no lo hacen o fallan, su empresa pronto comenzará a tener muchos problemas.
Los beneficios son numerosos. Desde conseguir una mayor eficiencia y una mayor productividad, a nuevas oportunidades de marketing y ventas, un incremento en la seguridad de los documentos y la posibilidad de deshacerse de procesos y equipos de oficina innecesarios.
Veamos algo más detenidamente algunos de los beneficios que podemos conseguir si respondemos sí a la pregunta “¿debo digitalizar mi negocio?”
Aumento de la accesibilidad a la información
Sustituir nuestros archivos físicos por una fuente digitalizada permite el acceso instantáneo a la información, ya sea por nuestros empleados o por aquellos socios comerciales con los que necesitamos compartir información. Si tenemos necesidad de transferir información de un lugar a otro dentro de nuestra empresa o si nuestro personal necesita que el acceso a los documentos sea rápido, una fuente digital permite que la información esté accesible siempre que sea necesario.
Menos tiempo dedicado a la búsqueda de la información significa más tiempo de trabajo productivo.
Incremento de la seguridad
Al reducir la cantidad de fuentes de información física en nuestra organización, reducimos el riesgo de perder esa información, y a su vez conseguimos una ventaja competitiva. Mientras que las copias físicas pueden ser manipuladas y copiadas, digitalizar mi negocio implica que los datos son auditables. Pueden ser rastreados y vigilados para que no se produzca ninguna interferencia. Cualquier ventaja es clave cuando se trata de nuestro negocio por lo que la seguridad que nos ofrece la digitalización es un gran beneficio.
Maximizar el espacio
Los costes asociados con el funcionamiento de un negocio de éxito pueden realmente acumularse hasta hacerse prácticamente incontrolables, por lo que cualquier oportunidad de optimizar nuestro negocio físico se convierte en un poderoso activo. Si los archivos de nuestra empresa se mueven constantemente por toda la compañía, no es sólo que va a ser difícil para nuestros empleados llevar a cabo eficazmente su trabajo, sino que además esos archivos van a ocupar un espacio físico muy valioso.
Digitalizar mi negocio puede liberar áreas que antes eran utilizadas para almacenar archivadores y cajas de documentación. Podemos subarrendar el espacio libre o redirigir nuevos negocios a esas zonas. La reducción de grandes volúmenes de documentos, ya se trate de archivos, facturas o contratos, nos permite una mayor flexibilidad con el espacio físico.
Mayor eficiencia
Cuando digitalizamos nuestra empresa, los procesos se simplifican y eso provoca a la vez un ahorro de tiempo y costes. Además de eso, el tiempo y el coste ahorrado en esa conversión de nuestros archivos en comparación con el mantenimiento y almacenamiento de copias físicas se pueden dirigir a objetivos de negocio alternativos o a incrementar otras fuentes de ingresos.
Se abren nuevas oportunidades en marketing y ventas
Además de mover la información online, digitalizar mi negocio puede significar la transición de todo el proceso de compra. El uso de un enfoque orientado a la web podría significar la eliminación de la totalidad del coste de las ubicaciones físicas. Tener presencia online, permite tanto tener objetivos de venta a nivel nacional como en todo el mundo, con opciones de análisis en tiempo real y de poder ajustar las necesidades de nuestro negocio cuando es necesario. A este respecto, digitalizar mi negocio puede aumentar nuestra presencia, reducir los gastos y, finalmente, crear beneficios para nuestra empresa.
