Si tienes una versión de Microsoft Office que incluye Access pero nunca lo has utilizado, estás pasando por alto una poderosa herramienta para organizar y analizar datos empresariales. Hoy te vamos a mostrar cómo puedes crear una primera base de datos Access muy sencilla pero que puede ayudarte a conocer lo básico de esta formidable herramienta.
Muchas empresas trabajan con listas simples y no encuentran la razón para utilizar una base de datos Access ya que utilizan Excel como herramienta básica para almacenar ordenar y filtrar valores. Sin embargo, cuando se trabaja con datos complejos, Access es el programa que debes utilizar. Aunque también podrías almacenar datos complejos en una hoja de Excel, hacerlo así puede resultar en una gran cantidad de duplicación de datos así como riesgo de errores en la entrada de datos. Además, el almacenamiento de datos en forma de lista requiere que se utilicen herramientas especiales de Excel, como tablas dinámicas, para que puedas analizar y ver los datos de una manera significativa. Esto no es el caso en una base de datos Access.
Cómo crear una base de datos Access
Vamos a utilizar como ejemplo la versión de Microsoft Access 2016. Si tienes cualquier otra versión, deberás adaptar la explicación a lo que tengas, pero no debería diferir demasiado.
- Si Access no está ejecutándose, tómate un momento para iniciarlo. En el área de trabajo de Access, aparecen una serie de iconos de plantilla grandes, debajo de la casilla Buscar Plantillas Online, acompañada de enlaces a las búsquedas probables de plantillas para almacenar activos, negocios, contactos, empleados, etc.
- Haz clic en el icono de base de datos de escritorio en blanco.
- Escribe un nombre para reemplazar el genérico que suele incluir una X al final, donde la X es el número asignado cronológicamente a la base de datos. No es necesario que escribas una extensión del archivo ya que Windows muestra tus extensiones automáticamente. Además, si eliminas accidentalmente la extensión del archivo mientras cambias el nombre del archivo, no te preocupes, ya que Access la añade al nombre del archivo que escribas.
- Si no te gusta la carpeta que Access seleccionó para guardar la base de datos, haz clic en el pequeño icono de carpeta y elige donde almacenar la nueva base de datos. Al hacer clic en el pequeño icono de carpeta, se abre el cuadro de diálogo Nueva Base de Datos. Desde ahí puedes navegar a cualquier lugar en tu sistema local o en la red a la que estés conectado, y seleccionar la unidad y la carpeta en la que deseas almacenar tu nueva base de datos. Cuando hayas terminado de seleccionar el lugar donde crear la base de datos Access, haz clic en aceptar para volver al área de trabajo.
- Haz clic en el botón Crear. Aparecerá una tabla en blanco llamada Tabla 1 en la sección central del espacio de trabajo, y a la izquierda un panel enumera las partes de la base de datos. De momento solo tendrás una parte. Cuando hagas clic en Crear, si aparece un cuadro de diálogo y pregunta si deseas reemplazar un archivo existente, Access te está diciendo que ya existe una base de datos con el mismo nombre que introdujiste. Si pretendes reemplazar la base de datos access antigua por una nueva, pulsa Sí y continúa. En cualquier otro caso haz clic en No y cambia el nombre de la nueva base de datos Access.
- Crea y nombra los campos en la tabla haciendo doble clic en donde dice “Clic para añadir” en la parte superior de la segunda columna de la tabla.
- Haz clic en la flecha a la derecha de la frase “Clic para añadir” y elige el tipo de campo que deseas agregar. Para la mayoría de los campos el texto será una solución rápida pero tus datos y su naturaleza dictarán lo que es mejor elegir en cada caso. ¿Qué es ese campo ID en la primera columna? Está allí de forma predeterminada y contendrá un número único para cada registro que crees. Esto proporciona el campo único que cada tabla necesita, especialmente si vas a relacionarlo con otras tablas. Puedes cambiar su nombre haciendo doble clic en la palabra ID y cambiándolo por, por ejemplo, “Número de cliente”. Más adelante, después de que hayas configurado tus tablas y las relaciones entre ellas, podrás asignar lo que se conoce como la clave principal y en ese momento, si lo deseas, el campo ID ya se puede quitar.
- Escribe un nuevo nombre de campo y pulsa Intro para guardar el nuevo nombre de campo. Tan pronto pulses Intro aparecerá un nuevo campo con un espacio en blanco en la parte superior esperando un nombre. Repite los pasos 7 y 8 hasta que tengas todos los campos que crees que necesitarás en esta tabla. Siempre puedes cambiar el nombre de ellos más tarde así que no te preocupes por la perfección en este momento. Simplemente comienza a configurar los campos para que puedas comenzar a introducir datos.
- Para guardar la nueva tabla y toda la base de datos puedes pulsar Ctrl + S o hacer clic en el botón Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido. Es una buena idea guardar de vez en cuando, sobre todo cuando hayas hecho algo importante como construir una tabla, actualizar algunos campos, agregar registros, etc., especialmente después de cualquier cosa que odies es volver a tener que hacer.
Con esto has creado una primera base de datos Access con una sola tabla. Ahora puedes crear otras tablas e intentar relacionarlas. ¿Te atreves?
