A pesar de que Internet parece un lugar seguro para compartir archivos en red, hay que tener en cuenta una serie de recomendaciones para evitar que terceras personas puedan acceder a información sensible como por ejemplo datos personales, cuentas bancarias o incluso archivos más personales como por ejemplo fotografías privadas de la última celebración en familia. En el entorno de la empresa la importancia de estos archivos puede equivaler a facturas, contratos, documentos internos y otro tipo de elementos confidenciales a los que nadie debería tener acceso sin la debida autorización.
¿Y cómo lograr compartir un archivo sin miedo de que terceros puedan verlo? Generalmente los diferentes servicios de nube ofrecen seguridad para que esto no ocurra. Pero más vale ser precavido y seguir los consejos que os daremos a continuación.
La importancia de cifrar los datos
En ocasiones la comodidad de utilizar un sistema de subida de archivos fácil e intuitivo puede ser nuestra perdición. Antes de utilizar un servicio es importante que tengamos en cuenta dos cosas tan simples y básicas que muchos usuarios, por culpa de su desconocimiento, no tienen en cuenta. El primero es leer la letra pequeña. En ocasiones por no leer los acuerdos nos encontramos con servicios que no protegen nuestros archivos todo lo que deseamos, provocando que lo que parecía seguro en un principio termine siendo un producto más dentro de ese gran escaparate llamado Internet.
El segundo paso es cifrar los datos del archivo que estamos subiendo. Hay portales que los cifran automáticamente y otros, en contra de esto, necesitan herramientas externas al portal con el que se trabaja para que los cifre antes de subir a la red. ¿Para qué sirve cifrarlos? Lo hacemos para compartir archivos en red con la seguridad de saber que será casi imposible que alguien pueda seguir el rastro de esa información tan importante que estamos subiendo.
No todos los archivos deben estar en la red
A pesar de que la nube es un lugar perfecto para subir diversos archivos que queremos tener a mano desde cualquier dispositivo, no todos los documentos son aptos para estar en la red. Por mucha seguridad a la hora de compartir archivos online o que vigilemos a la hora de cifrar la información, siempre existe una pequeña posibilidad de que esos archivos tan importantes y confidenciales acaben a la vista de gente curiosa o de la competencia. Es común encontrar ese eterno debate de hasta qué punto es seguro utilizar la red para crear copias de seguridad de todos los proyectos que se llevan a cabo en ese momento, haciendo que exista gente que está a favor de la comodidad y rapidez que proporciona la nube y detractores que se muestran escépticos respecto a la seguridad que ofrece.
¿Cómo saber si un archivo es mejor mantenerlo guardado en un sistema analógico evitando así la nube? No existe una lista de documentos “prohibidos” para subir, pero sí existe algo llamado criterio propio. Bajo esta idea cada persona debe hacer una valoración de hasta qué punto esa información es importante y relevante para la empresa y cuántas pérdidas podría generar o cuánto podría afectar a nivel usuario que ciertos documentos salieran a la luz. Así que antes de subir algo a la red es importante preguntarse: ¿hasta qué punto puede afectarme a mí que alguien que no deseo vea el contenido que subo?
Tras esa pregunta tan simple encontraréis la respuesta que tanto buscáis. No obstante, hay que destacar que si hablamos de inseguridad en la nube se debe a efectos producidos por los propios despistes de los usuarios y no por la eficiencia de estas plataformas. La nube es segura al 100%, pero nosotros no lo somos tanto y si no elegimos las contraseñas adecuadas o no blindamos nuestra seguridad, entonces podríamos tener problemas.
La importancia de la verificación en dos pasos
No podemos negar que de forma habitual vamos a lo simple y lo rápido. Elegimos una contraseña que pensamos estratégicamente y llegamos a la conclusión de que es tan brillante que es imposible que alguien pueda descubrirla… ¿Pero y si no es tan brillante después de todo? Esto hace que sea importante tener en cuenta la verificación en dos pasos a la hora de iniciar sesión en el servicio que estemos utilizando de nube.
Para entender el funcionamiento de este sistema usaremos un ejemplo reconocible como es Google Drive, ya que es uno de los servicios más populares y utilizados. Tras poner la contraseña de la cuenta nos llegará un mensaje al móvil con un código de verificación. Este habrá que introducirlo para confirmar que somos nosotros los que estamos accediendo a la cuenta. Este sistema puede resultar un poco tedioso, dado que dependemos del móvil para poder entrar en la cuenta, pero es fundamental que entendamos que nuestros archivos y datos requieren todo el esfuerzo que debamos implementar.
