Adoptar un sistema de gestión empresarial se convierte en un paso fundamental para todos los negocios que estén esperando disfrutar de un crecimiento y llegar cada vez más lejos. Para ello es conveniente conocer primero en qué se fundamenta uno de estos sistemas y después aprender a aplicarlo, aspectos que inicialmente pueden requerir un esfuerzo pero que son beneficiosos de forma clara. A continuación abordaremos estas dos cuestiones para que cualquier pyme, sea de mayor o menor envergadura, pueda aplicar sus claves con el objetivo de disfrutar de un futuro más fructífero.
Comprendiendo el sistema de gestión empresarial
Tal y como entenderán las personas que están al frente de un negocio, llevar a cabo la administración de una empresa supone prestar atención a un buen número de aspectos. No solo consiste en contratar una serie de empleados y dejar que ellos hagan el trabajo duro mientras nosotros emitimos facturas. En realidad hay que gestionarlo todo, ocuparnos de asegurar que la línea de producción es la conveniente, que se realiza un exitoso envío de la mercancía fabricada, que esta se pone a la venta en condiciones óptimas y que la logística en todos los estados es la adecuada para que el negocio funcione perfectamente a todos los niveles. Ese tipo de tareas requieren un sistema que las englobe y que las organice de una manera conveniente reuniendo las distintas aplicaciones necesarias, una para cada división. Esto es lo que en su nombre original conocemos como Management Information System y a lo cual nos referimos en nuestro idioma como sistema de gestión empresarial.
¿Cómo se aplica?
Entendido cuál es el propósito y la naturaleza de estos sistemas podemos llegar a entender también la forma en la que se tienen que aplicar. Lo primero de todo es que debemos entender que trabajando de una manera unificada y creando una conexión entre sistemas y trabajadores estaremos aportando una mayor efectividad al negocio. Cada división, cada elemento a supervisar y cada proceso es un pequeño eslabón de una gran cadena en la cual todo tiene que estar conectado de forma sinérgica. El sistema se ocupará de que todo actúe como tiene que actuar y que así podamos llevar a cabo el trabajo de la empresa con mejores resultados.
Por supuesto, esto requiere de un software creado para la ocasión y que dispone de funciones específicas. Todo se concentra en la órbita de la efectividad del negocio y en la naturaleza del propio programa. Este se ocupará de desarrollar la planificación, de impulsar la toma de decisiones rápida y eficaz, así como de gestionar procedimientos que puedan dar con la clave que requiere cada empresa para alcanzar siempre sus mejores resultados. Toda la información la aplicaremos con rapidez y control, con la organización que solo un programa de estas características es capaz de ofrecer sin dejar de lado ninguna de las piezas del esquema corporativo, desde los clientes hasta la producción o los propios empleados.
Para aplicar estos sistemas nos tendremos que asegurar de que la información a la que tenemos acceso en todo momento siempre cumple una serie de reglas muy claras. Una de estas reglas es que la información tiene que alcanzar los mejores niveles de calidad, por lo cual tiene que estar basada en datos reales que no dejen margen ninguno al error. En añadido a esto este es uno de esos casos en los que no solo importa la calidad, sino también la cantidad.
El motivo de ello es que la información debe ser cuantiosa y responder a las necesidades que tengan todos los miembros que trabajen alrededor del sistema de gestión. Y esos datos tienen que estar tan controlados que no haya margen a que entre ellos existan no solo errores, sino información irrelevante que pueda llevar a una mala decisión. Por último, la cuarta y última regla es que la información esté siempre disponible en el momento justo en el que sea necesaria. Esto determinará si un sistema es realmente útil y eficiente, porque siempre estará disponible en el momento adecuado. El acceso a la información cumpliendo estos puntos asegurará que la aplicación del sistema de gestión empresarial cumpla sobradamente con las necesidades diarias de cualquier tipo de negocio, ya sea una gran empresa o una pequeña pyme que acabe de comenzar.
