Implantar un sistema ERP puede ser costoso ya que incluye las licencias de software, honorarios, costes de integración, formación y posiblemente adaptaciones. Las grandes empresas gastan miles o incluso millones de euros en este tipo de implantaciones y tardan meses o incluso años en desplegar completamente su sistema ERP.
Cuando hablamos de pequeñas y medianas empresas, el coste evidentemente no es tan alto, ni en tiempo de implantación ni en dinero, pero aún así conviene siempre tomar algunas medidas cuando se afronta un proyecto de implantación de un sistema ERP.
También es importante conocer algunos consejos para poder sacar el máximo rendimiento a un sistema ERP. Vamos a ver algunas sugerencias que algunos expertos en ERP utilizan en sus implantaciones.
Selecciona la solución ERP Pymes que se adapte bien a tu negocio
Como hemos dicho, aunque para una pyme la cantidad de tiempo sea menor, va a haber una inversión en tiempo y dinero, así que debes asegurarte de crear una lista completa de requisitos que debe de ser alimentada por toda la gente interesada dentro de tu empresa.
Necesitas definir las necesidades básicas de tu empresa. Los requisitos del sistema deben ser una breve lista de funciones imprescindibles y también una pequeña lista de requisitos estratégicos clave que te ayuden a crecer. Una lista bien definida de requisitos dará lugar a un proceso más rápido y un sistema ERP con un coste de implantación más bajo.
Considera seriamente como el sistema ERP que quieres implantar se va a ajustar a la actual infraestructura de IT y asegúrate que el ERP puede soportar los requisitos de tu negocio y también cuánto vas a tener que pagar por personalizaciones.
Ten en cuenta el coste total del sistema ERP
Debes ser consciente de los costes totales del sistema ERP. Es lo que se llama el coste total de propiedad y consiste en no tener en cuenta solamente el dinero que te cuesta el software sino también los costes de las diferentes soluciones hardware que vas a necesitar, los costes de la consultora que te va ayudar a ponerlo en marcha, el coste de los recursos internos que van a tener que mantener el software y los futuros costes de actualizaciones que tendrás que hacer para mantener al día la aplicación.
Selecciona bien el partner que te ayudará con la integración
La elección de un proveedor adecuado es una parte muy importante del proceso. Asegúrate de que tu proveedor puede hacer el trabajo de acuerdo a tus especificaciones. Asegúrate también de qué están preparados para cumplir con los costes que has calculado de acuerdo al punto anterior, y de paso calcula el ROI que puedes esperar para tu negocio y en qué periodo de tiempo. Discute en detalle el presupuesto y el tiempo de terminación del proyecto y pide referencias a otras empresas con las que hayan trabajado para asegurarte de que tiene la experiencia adecuada para tu sector.
Al embarcarse en una implantación de un sistema ERP, es importante que el proveedor conozca tu tipo de negocio. Cada sector tiene sus propios requisitos, su propia terminología y funcionalidades específicas. Un ERP estándar sin ninguna adaptación para tu sector, tendrá muchas lagunas y necesitará muchas personalizaciones para que funcione bien, de acuerdo a los requisitos de tu empresa. Sobre todo, si trabajas en un sector muy vertical, como puede ser el calzado o la fabricación de ropa, asegúrate de que tu proveedor es experto en ese sector.
Asegúrate de que la dirección de tu empresa está de acuerdo con la implantación del sistema ERP
Un indicador clave del éxito que tendrá la implantación de tu sistema ERP es la implicación de la dirección en la implantación. En realidad, la dirección al completo no necesita estar integralmente involucrada en todos los pasos del proceso de implantación. Sin embargo, la participación y el respaldo en la priorización del proyecto es muy importante. Se necesitará designar un director del proyecto, asignar recursos y facilitar la comunicación entre los diferentes departamentos de tu empresa, y para ello es importante que los directores estén implicados.
Por otro lado, el equipo encargado de la selección del nuevo sistema ERP, tendrá que colaborar con el equipo de dirección o al menos con un representante de la dirección, para que pueda servir como patrocinador interno del proyecto y pueda agilizar la aprobación de decisiones acerca de la implantación, y de paso que facilite el acceso al equipo de implantación a los silos internos de datos para poder incorporarlos en el sistema ERP durante el proceso de implantación.
Prepara un plan de trabajo
Un plan de trabajo no solo va a garantizar un proceso de implantación más fácil sino que también servirá para mostrar a todas las partes interesadas cómo avanza el proyecto, cuál es el momento en que la implantación se inicia, cuál es su coste y cuando se puede esperar que empiece a generar beneficios ya sean económicos o de gestión. Los planes de trabajo ayudan a gestionar cualquier implantación tecnológica o de procesos de negocios complejos, como es este de la implantación de un sistema ERP, incorporando todas las diferentes fases bien definidas y ayudando a tomar el control de la planificación de los costes.
Es muy importante que en este plan de trabajo se definan las áreas funcionales de la organización que van a ser afectadas y las que no van a ser afectadas por la implantación de sistema ERP. Para las zonas que van a ser afectadas se debe de detallar la funcionalidad que se va a desplegar en esa área y las mejoras que se esperan. Una vez completado esto, es fundamental utilizar esta hoja de ruta para tener el control sobre el alcance del proyecto.
Crear un equipo multifuncional para supervisar la implantación
Para facilitar el proceso de implantación del sistema ERP deberás crear un equipo de implantación interdepartamental. Este equipo debe estar compuesto por individuos de los diferentes departamentos tales como contabilidad, operaciones, informática, recursos humanos, nóminas, compras, atención al cliente, etc. El equipo necesita tener autoridad para tomar decisiones o escalar a la dirección cuando se trate de asuntos más importantes.
La construcción del equipo multifuncional no sólo mejora la probabilidad de que se aborden todas las áreas de la empresa sino que también ayuda a implicar a toda la gente para ayudar a conducir al éxito del proyecto en general.
Implantar el sistema ERP por módulos y no todo a la vez
Es bueno ir por partes poniendo en primer lugar los módulos contables y una vez que estos estén en marcha ir añadiendo otros módulos como recursos humanos y nóminas. Muchas empresas fracasan sus implantaciones de ERP tratando de cambiar todos los sistemas de una sola vez.
No ahorres en formación
El elemento más crítico de una implantación de ERP es la gente. Y los empleados no entienden el funcionamiento del sistema ERP, no podrán aprovechar al máximo las herramientas que le han dado y pueden llegar a frustrarse abandonando el sistema y recurriendo a soluciones manuales con la consiguiente pérdida de tiempo y recursos. Por lo tanto, es importante crear un programa de formación que se ajuste a la función de cada uno de los usuarios de la empresa y se alinee con los objetivos y resultados específicos definidos.
