Tener en orden los sistemas de backup en la empresa siempre nos protegerá de sufrir numerosos dolores de cabeza. Si en algún caso tenemos un problema por el cual nuestros datos e información se borran solo habrá que recurrir a esta copia de seguridad para que todo vuelva a la normalidad. Ahí se encuentra la gran ventaja de tener un backup en condiciones, así que siempre tiene que ser algo que se encuentre garantizado. Y ese proceso comienza instaurando una política de backups en la compañía, la cual nos asegure que en esas situaciones de tensión en las que algún dato ha desaparecido no habrá de qué preocuparse.
Definiendo las normas
Al establecer la política que usaremos para los backups lo que estaremos haciendo será instaurar una serie de medidas que definirán la manera en la que actuarán estas copias de seguridad antes, durante y después de su uso. Esta política reflejará las indicaciones fundamentales para todos los aspectos del backup. Comenzaremos definiendo cuáles serán los datos que recogerá cada uno de los backups que definamos como obligatorios en el negocio. Podemos tener un sistema corporativo basado alrededor de la idea de tener tanto un backup de nuestros datos más importantes como todos los backups que queramos concentrándose en distintos rasgos del negocio dependiendo de cuáles sean nuestras necesidades determinadas. En esta política de backup diremos a qué hay que hacer backup, dado que no siempre es todo lo que se mueve dentro de la empresa.
El segundo aspecto que llegaremos a definir será el periodo de tiempo que esperaremos entre cada una de las versiones del backup. El sistema interno se ocupará de solapar versión tras versión, pero nosotros tendremos el papel de indicar cada cuánto queremos que esto ocurra. Una vez más, dependerá mucho de nuestro tipo de negocio. Si gestionamos una empresa en la cual diariamente se formen amplias cantidades de datos e información, el backup tendrá que ser diario y estar siempre listo. Pero si somos un negocio cuyo rendimiento implica la actualización de datos una vez a la semana podremos definir que la copia de seguridad tenga justo esa periodicidad.
También definiremos el lugar en el cual se almacenarán estas copias de seguridad y la velocidad de acceso que tendremos a los datos una vez podamos llegar a necesitarlos. De manera crítica es importante que todos estos aspectos estén de la mano desde la política para que si llega el momento sepamos cómo debemos actuar y a qué nos estamos ateniendo. Así, si hay que recuperar una copia de seguridad sabremos, por ejemplo, que requeriremos 30 minutos para su restauración.
Diferenciar entre proyectos y departamentos
A la hora de la verdad, cuando estemos definiendo el funcionamiento de los backups, lo más coherente y lo que más nos ayudará para el negocio será tener en cuenta que cada departamento es independiente a los demás. Estableciendo distintos procesos y características entre las diferentes áreas de la empresa llegaremos al mejor resultado a la hora de sacar provecho absoluto a los backups. Así habrá que analizar la forma en la que se apoyan en ellos los miembros del departamento de producción, los que trabajan en desarrollo o los de atención al cliente. Podremos, mientras lo hacemos, ser capaces de definir cuáles serán los gastos que implicarán perder datos en cada departamento y qué velocidad de recuperación necesita cada uno. Es bueno ver cada área del negocio como un organismo independiente que puede necesitar más o menos dedicación y eficiencia de los backups una vez se produce algún tipo de crisis en las que los datos queden en entredicho.
Posteriormente habrá que considerar ciertos rasgos en cuanto a elegir un sistema de backup concreto. Por ejemplo, la facilidad de la instalación, el nivel de mantenimiento que requiera y la forma en la cual se realizará la restauración, sobre todo aplicándolo al conocimiento que será necesario tener en estos distintos procesos. No menos relevante es fijarse en si el sistema es compatible con nuestro entorno de trabajo y qué tipos de soporte se aportan para almacenar los datos una vez se han copiado. De esta manera usaremos los sistemas de backup de la forma más efectiva a la hora de potenciar nuestro negocio.
