A la hora de lograr el máximo rendimiento de nuestro negocio para así poder ofrecer los mejores productos o servicios, lo primero que debemos hacer es establecer qué modelo de organización vamos a llevar a cabo dentro de nuestra empresa. ¿El objetivo? cumplir las metas que nos hayamos propuesto. Hace unos años el sistema más utilizado era el vertical, también conocido como jerárquico, donde cada área tenía su función específica, independientemente de las otras existentes en la compañía, además de tener cada una un grado de importancia individual. Sin embargo, en la actualidad cada vez con más fuerza se está imponiendo el modelo horizontal. Aquí, no existe una independencia de las secciones, al contrario que en el vertical, todas las áreas que forman parte de la empresa están interrelacionadas, realizan una tarea de labor mutua y todas tienen igual importancia, teniendo en cuenta el papel que jueguen dentro del sistema de negocio.
Así es la gestión por procesos
Este sistema horizontal ha sido denominado como gestión por procesos. Este concepto se refiere a entender la empresa como un todo, sin secciones independientes, así cada una de las partes participan para que el resultado final sea óptimo, que no es otro que ofrecer el mejor servicio o producto a los usuarios.
Aplicar la gestión por procesos en tu empresa te va a traer numerosos beneficios, pues siempre es mejor trabajar todos a una que de forma individual. Con este sistema se mejorará la coordinación entre las diferentes áreas, habrá una relación estrecha entre las mismas y, por consiguiente, la eficiencia será mucho mayor.
Este modelo de organización empresarial no es solo para los grandes negocios, las pymes también lo están adoptando debido a que resulta mucho más ventajoso y reporta un mayor número de beneficios. Uno de los principales es la disminución de los recursos, ya sean materiales, de personas o económicos. Teniendo en cuenta que se lleva a cabo una organización totalmente interrelacionada en las diferentes áreas no se necesita tanto personal. Antes cada una de ellas tenía su propio departamento, por lo que los trabajadores solo hacían una función específica dentro del mismo. Ahora, gracias a la aplicación de gestión por procesos, esto ha cambiado. Esta mejora también se debe a la implantación de los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), herramientas de gestión que automatizan los procesos del negocio en diversas áreas como la administración, el sistema de producción o el operativo. Por este motivo, con la ayuda de estas herramientas, los empleados pueden realizar más de una función y con un menor número de instrumentos. Por tanto, no solo se disminuyen los recursos de personal y material, sino que también se reducen los costos a las empresas.
Estas herramientas también ayudan a agilizar los procesos, dado que ponen a disposición de todas las áreas la información que sea necesaria en el momento en el cual la requieran. Así se reduce notablemente el tiempo de los procesos, lo que se traduce en una mayor productividad y eficiencia, ya que todo está al alcance de todos con rapidez y eficiencia.
Más beneficios para la empresa
Además, hay que añadir que el sistema por procesos también es beneficioso a la hora de detectar errores. En un modelo en el que todos están interconectados, es mucho más fácil que se detecte cualquier tipo de fallo, ya que como dice el refranero “cuatro ojos ven más que dos”. Además, también existen herramientas que ayudan a mejorar la calidad en los procesos para evitar fallos constantemente, lo que provoca que se puedan tomar medidas de prevención, puesto que se almacenan todos lo fallos o errores que han podido sucederse en un tiempo determinado.
Finalmente, no hay que olvidar que con la aplicación de gestión de procesos se tiene una mejor visión de la organización de la empresa. Todos aquellos negocios que pretenden sacar el máximo partido de ellos mismos, tienen como objetivo una buena gestión de recursos y la eficiencia, pero además otra de las metas es atender correctamente al cliente. Con este modelo conoceremos todos los pasos que realiza la empresa hasta lograr sus objetivos y podremos analizar cuáles son los procesos que puedan necesitar modificaciones, siempre teniendo en cuenta la totalidad de los mismos. Por tanto, si aplicamos la gestión por procesos como modelo para nuestro negocio, obtendremos todos estos beneficios y lograremos cumplir las metas propuestas e incluso lograr superarlas gracias al trabajo de todos con un fin común.
