El control de inventarios es uno de los aspectos que toda empresa debe tener muy en cuenta en su proceso de funcionamiento con la intención de alcanzar un rendimiento exitoso. No se debe descuidar en ningún momento, puesto que un mal control de inventarios nos puede llevar a generar insatisfacción entre los clientes, así como sentimientos que les lleven a no volver a confiar en nosotros en un futuro. Por ello es tan importante llevar a cabo un control adecuado de los mismos, para lo cual os traemos los consejos que nosotros consideramos más fundamentales. Si los aplicáis a vuestro negocio será mucho más complicado que lleguéis a tener problemas con los inventarios.
Pronosticar
Una de las primeras acciones que deben llevar a cabo los gestores de negocio es pronosticar cuál será la demanda que habrá en su negocio. Esto no lo puede hacer cualquiera, dado que requiere conocer la empresa, el tipo de producto que se comercializa, así como las distintas costumbres y hábitos de compra de los clientes. Hay que tratar de dejar la tarea del pronóstico de demanda en manos de alguien que de verdad sepa lo que está jugándose, dado que se pueden producir situaciones muy problemáticas. De realizar un buen pronóstico estaremos eliminando dos problemas que son frecuentes en este sentido: que nos encontremos con un exceso de producto o que ocurra todo lo contrario. Ambas situaciones son negativas, así que hay que afinar la previsión al máximo. El principal apoyo que tendremos para conseguir este pronóstico acertado será un registro de ventas que tenga en cuenta no solo el tipo de producto disponible, sino también la época del año y otros factores que puedan influir en las tasas de venta.
Clasificar
Otro de los problemas que se pueden producir en la gestión de inventarios es que pensemos que todos los productos deben tener el mismo tipo de relevancia. No se pueden englobar todos los artículos dentro de un mismo bloque. Hay que clasificar y saber cuáles corresponden a cada tipo de categoría. La recomendación principal es que dispongamos al menos de un bloque de tres categorías que nos permita dosificar la presencia de inventario y que ayude a definir la forma de repartir el stock. Para que sea más sencilla esta clasificación el consejo que os damos es que tengáis en cuenta la demanda de la que disponen estos productos. ¿Se venden mucho, normal o poco? No porque se vendan poco debemos excluir estos productos de nuestro catálogo, pero sí conviene tenerlo en cuenta para no excedernos en la adquisición de más unidades.
Organizar
La clasificación es útil, pero acaba quedándose a medio camino de ser totalmente útil si no tenemos una buena organización en el inventario. Y la organización significa que definamos unas bases y reglas de trabajo sobre las que podamos funcionar de forma diaria. Es decir, que tengamos en cuenta en este proceso de organización que todos los productos de la clasificación de venta alta siempre deben tener, como mínimo, tres o cuatro unidades, o en cualquiera de las otras variantes posibles. También hay que tener muy claro qué volumen de efectivo queremos tener invertido en inventario, puesto que esto condicionará mucho que se vaya rotando más o menos la disponibilidad de producto. Y hay que tener en cuenta en esta fase los tiempos de solicitud de productos y las revisiones de inventario para comprobar que todo está en orden.
Automatizar
¿Crees que tu empresa puede realizar la gestión del control del inventario a través de una hoja de cálculo? Normalmente no es lo más recomendado, puesto que puede derivar en problemas. La mejor oportunidad a la cual podemos recurrir es hacernos con el uso de un software especializado en control de inventarios que nos facilite tener administradas todas las referencias, bajo control constante y sin que se produzca ningún tipo de error técnico. Existen numerosas propuestas del mercado en cuanto a software y su eficacia, a todas luces, es alta. Esto evitará que tengamos problemas a largo plazo y que cuando nuestra empresa crezca mucho nos encontremos con que disponemos de un histórico de inventario totalmente indigerible para continuar con el trabajo.
Así mismo, y como aporte último, también recomendamos gestionar la adquisición de producto y el control del inventario teniendo en cuenta el apoyo que nos proporcionen los proveedores, que vendrán a ser quienes jugarán la última carta en el proceso de reabastecer la empresa.
