Llamamos bases de datos access a aquellas bases de datos basadas en Microsoft Access o Microsoft Office Access. Las bases de datos access están principalmente pensadas para personas individuales y para pequeñas y medianas empresas que desean capturar, gestionar y comunicar datos de una manera profesional. Se trata de uno de los miembros de la suite de aplicaciones de Microsoft Office que combina el motor de base de datos Microsoft Jet relacional con una interfaz gráfica de usuario y herramientas para el desarrollo de software.
Microsoft Access es conocido por ser una opción ideal para los administradores de datos profesionales que requieren formas avanzadas para reportar datos de proyectos. Dado que Microsoft Access no requiere programación complicada, las personas normales pueden crear bases de datos access de gran alcance con técnicas avanzadas con Microsoft Access.
Microsoft Access es un Sistema de Gestión de Bases de Datos Relacional (RDBMS), como Oracle y SQL entre otros.
¿Cuáles son las ventajas de las bases de datos access?
- Facilidad para integrar: Las bases de datos access funcionan muy bien con muchos de los programas para desarrollo de software basados en Windows. También se pueden utilizar sus tablas en productos tales como Microsoft SQL Server y en otros no basados en Microsoft tales como Oracle y Sybase.
- NET-amigable: Las bases de datos access son también una buena opción para los usuarios que tengan la intención de desarrollar software utilizando .NET ya que Ms Access y .NEt se pueden vincular. Además, la interfaz gráfica de usuario de MS Access también puede ofrecer fácil funcionalidad y posibilidades de configuración.
- Fácil de instalar y usar: Para crear bases de datos access basta con instalar Microsoft Access y esto es algo que cualquier administrador de bases de datos puede hacer en solo unos pocos minutos, quedando un sistema de gestión de base de datos relacional completamente funcional. Al igual que muchas otras aplicaciones de Microsoft, Access contiene asistentes que te guían a través de cada paso del camino. La interfaz de usuario es intuitiva, acelerando la recuperación de datos.
- Puede ser colocada online: Aunque todavía tiene limitaciones de número de usuarios con conexión simultánea, cuando se tiene necesidad de usuarios remotos, se le puede dar control total y funcionalidad a una base de datos access de modo que el teletrabajo pueda convertirse en una opción viable para los administradores de bases de datos.
- Muy popular: Microsoft Access es el sistema de base de datos de escritorio más popular en el mundo por lo que las bases de datos access pueden ser entendidas por la mayoría de usuarios de bases de datos.
- Capacidad de almacenamiento conveniente: Una base de datos access puede almacenar hasta 2 GB de datos lo cual es más que suficiente para una gran mayoría de desarrollos.
- Ahorras dinero: Microsoft Access es cientos de dólares más económico que otros sistemas más grandes; ofreciendo las funcionalidades y uso similares.
- Soporte multi-usuario: La versión 2016 de MS Access permite hasta 255 usuarios concurrentes.
- Importación de datos: Microsoft Access hace que sea muy fácil importar datos.
¿Desventajas de las bases de datos access?
- Capacidad Finita: las bases de datos access son útiles para pequeñas y medianas empresas o departamentos individuales. Cualquier sector cuyo uso vaya más allá de las 2 GB tropezará con una pared y descubrirá las limitaciones.
- Structured Query Language (SQL): SQL para MS Access no es tan robusto como MS SQL Server u Oracle, por nombrar sólo unos pocos.
- Las transacciones críticas a tiempo son difíciles de gestionar: Si generas datos que necesitan ser utilizados o distribuidos inmediatamente, las bases de datos access puede que no sean las más adecuadas para ti. Piensa en Access como una base de datos a largo plazo para la minería de datos y el análisis de diversas métricas.
- Podría haber problemas de seguridad: Si tu base de datos necesita ser protegida por extensos protocolos de seguridad de base de datos, entonce Access puede que no sea la mejor opción. Puedes evitar este problema mediante el uso de Access en el front-end de un servidor SQL, pero no todas las empresas tienen ese nivel de infraestructura y todavía crean datos sensibles que deben protegerse.
- Múltiples sistemas operativos Windows podrían corromper la base de datos: Es posible que en tu red existan varios sistemas operativos Windows en diferentes ordenadores que son utilizados para distintos uso en tu empresa. Desde un Windows 98 al actual de Windows 10. Cuando se comparte una base de datos con los usuarios de sistemas operativos mezclados, es posible que se pueda corromper la información que se está recogiendo.
- Un solo archivo: Toda la información de tu base de datos se guarda en un solo archivo. Esto limita las opciones y cómo elegir utilizar los datos. Ralentiza informes, consultas y formularios. Su rendimiento se va volviendo lento conforme el usuario va escalando el tamaño de los datos. Los datos multimedia pueden llenar el límite de espacio MS Access rápidamente.
- Límite de usuarios: el límite técnico de las bases de datos access es de 255 usuarios al mismo tiempo, pero el límite real es de entre 10 y 80 (según el tipo de aplicación).
- Todavía hay una curva de aprendizaje que se necesitará seguir: Microsoft Access tiene un diseño relacional relativamente pobre, lo que puede hacer que sea difícil para algunos usuarios aprender a utilizar o acceder a los formularios de bases de datos. Los controles y formularios también pueden ser difíciles de personalizar o adaptarse a ciertas necesidades y también, por lo general, debes tener un conocimiento básico de lenguaje de programación SQL para tener mejores posibilidades de éxito.
Alternativas a Microsoft Access
- FileMaker Pro: es una aplicación de base de datos relacional multiplataforma de FileMaker Inc. Integra un motor de base de datos con unas características gráficas de interfaz de usuario y de seguridad, que permite a los usuarios modificar la base de datos arrastrando nuevos elementos a pantallas o formularios.
- Alfa Five/ Alfa Anywhere: Alpha Five es un sistema de gestión de base de datos relacional y una plataforma de desarrollo rápido de aplicaciones para la construcción de aplicaciones de escritorio, web y móviles multiplataforma. Alfa Five ya no está disponible debido a que Alfa Software ha migrado a un modelo basado en suscripción llamado Alfa Anywhere que también permite la computación móvil.
- Paradox: es un sistema de gestión de base de datos relacional actualmente publicado por Corel Corporation. Fue lanzado originalmente para DOS por Ansa Software, y luego por Borland, después de adquirir la empresa.
- Lotus Approach: Lotus Approach es un sistema de gestión de base de datos relacional incluido en la IBM Lotus SmartSuite para Microsoft Windows. Como empresa, Approach fue fundada en 1991 y ha ganado más de 30 premios, incluyendo «Best of Show» en Comdex.
Conclusión
Las ventajas e inconvenientes de las bases de datos access muestran que Microsoft Access es un sistema eficaz para la recogida y gestión de datos. Si tienes el tiempo necesario para aprenderlo, te vas a encontrar con el que probablemente se va a convertir en uno de tus recursos informáticos favoritos, además de uno de los más útiles.
