Con el nacimiento de la informática, la contabilidad se ha vuelto una tarea mucho más sencilla teniendo la opción de conseguir una mayor organización, cálculos y procesos mucho más rápidos. Más tarde con el avance de la misma, la interacción entre el factor humano y la máquina se ha ido elevando, sumando a esta relación la aparición de Internet.
Ahora las universidades y centros de investigación se centran en obtener aplicaciones informáticas de mayor eficacia para generar mayores garantías, tanto monetarias como productivas.
El concepto de contabilidad se define como un conjunto de componentes que interactúan entre sí y encuentran objetos relacionados entre ellos haciendo referencia a aquello que tiene que ver con la contabilidad (control y registro de gasto e ingresos y demás operaciones económicas que realiza una empresa o entidad).
Los beneficios que un buen sistema contable ofrece a los gerentes de cualquier empresa, especialmente para PYMES, grandes ventajas a la hora de tomar decisiones importantes que afecten a las actividades productivas de las mismas. Actualmente es imposible encontrar ninguna organización que no utilice software de contabilidad como herramienta de control interno que proporciona información muy valiosa.
Ventajas de los sistemas contables
- Reducción de errores. El sistema contable realiza los cálculos con menor índice de fallo que el ser humano por lo que se reduce mucho el número de errores.
- Velocidad. Confiar en programas contables proporciona información con mayor rapidez, acciones o búsquedas que haciéndolas a mano consumirían mucho más tiempo aprovechable.
- Volumen de producción. Es posible manejar grandes cantidades sin dar lugar a error de una manera más fácil y eficaz.
- Pases automáticos al mayor. Con un sistema contable computarizado, los informes se pueden producir de manera automática como por ejemplo: diarios, informes financieros, informes especiales, etc. Ayudando así a la administración.
- Obtención de información contable oportuna. Si se lleva al día la contabilidad y el servicio funciona al 100% se pueden generar reportes en el momento que se requieran.
- Menores costos. Es posible reducir el gasto de personal ya que el trabajo no queda repartido sino que se concentra en menos personas, debido a que muchas actividades que se realizaban ahora son responsabilidad del software.
- Impresión automática de documentos. El software proporciona documentación diaria que se usa en cualquier negocio como: facturas, estados de clientes, cheques de nóminas, estados de ingresos de los empleados, etc.
Por otro lado, no todo son ventajas a la hora de poner toda nuestra confianza en un software y más aún cuando hablamos de nuestros ingresos y gastos. Existen varios obstáculos a la hora de trabajar con este tipo de herramientas:
Desventajas de los sistemas contables
- Disminución de la confiabilidad de la información contable. Cabe la remota posibilidad de producirse errores al comparar los resultados contables de la computadora con el registro contable original. Reduciremos este pequeño índice de error ajustando las entradas por los trabajadores y asegurándose del correcto registro.
- Fraude. Algunos problemas como fallos en la conexión y caída de los servidores pueden solventarse rápidamente, pero la mano humana es difícil de corregir. Es posible que las cifras se varíen a voluntad y se cambien dichas cifras a diferentes cuentas para lograr una malversación de fondos. Las empresas deben estar alerta en este tipo de acciones fraudulentas ya que ponen en riesgo el crecimiento de las mismas.
- Pérdida de datos. Cuantas más entradas existan en el sistema, más probabilidad de pérdida de datos hay. Esto ocurre ya sea por la pérdida de facturas físicas o destrucción de las mismas.
Hoy en día se deben asumir los posibles fallos que pueden dar lugar por el uso de estos programas contables ya que las ventajas compensan de una forma elevada a las desventajas. Es totalmente inviable volver al lápiz y papel con las cantidades de datos que se manejan hoy en día.
