En este mundo cambiante y competitivo las pymes se enfrentan a menudo a un dilema. Saben que hay algunos aspectos de su negocio que podrían funcionar de manera más eficiente, sin embargo, para buscar la forma de eliminar estas ineficiencias, deben gastar tiempo y recursos valiosos que están lejos de tener disponibles en la actualidad. Hemos preparado este artículo para darte una explicación sin complicaciones de exactamente qué es un sistema ERP y los pasos que una pyme debe seguir para asegurarse que elige el ERP para pymes adecuado.
¿Qué es un ERP?
ERP es sinónimo de planificación de recursos empresariales. Un ERP es un sistema de software que facilita el flujo de información en toda la empresa. Por lo tanto, todas las funciones de tu negocio, ya sea que estén en las oficinas centrales o en la otra parte del mundo, tendrán acceso a una información completa, precisa y en tiempo real. Además, el ERP integra y optimiza los procesos de negocio, por lo que tu organización será más eficiente y más precisa.
En lugar de tener aplicaciones de software independientes para las diferentes funciones de negocios, el ERP de una pyme integra todos ellos por lo que consigue una mayor productividad, precisión y rentabilidad. El ERP encadena los procesos involucrados con las finanzas, proyectos, gestión de relaciones con clientes, producción, recursos humanos, marketing, gestión de la cadena de suministro y almacenamiento de datos con un repositorio de base de datos central y una plataforma informática.
¿Qué beneficios obtendría mi pyme?
Los beneficios que tu empresa va a lograr con la implementación de un ERP son muy amplios. El beneficio principal es el control. Otros son la productividad, el incremento de ingresos y el aumento de la rentabilidad, la reducción de costes y riesgos, además de la optimización de decisiones globales. También te permite sincronizar los flujos de trabajo y el acceso a más información en tiempo real y en un formato estandarizado.
Así que, ¿cómo elegir el más adecuado?
El sistema ERP para pymes que decidas implementar tendrá un tremendo impacto en tu negocio durante muchos años, por lo que la decisión de cuál elegir es de importancia estratégica para tu empresa. Aquí tienes cinco pasos a seguir para asegurarte de elegir el ERP para pymes que va a ayudar a tu empresa a alcanzar su máximo potencial.
1. Revisa tus procesos
Documenta tus procesos de negocio actuales, aquellos en las que crees que tienes problemas, los que no vas a querer cam biar y aquellos donde hay oportunidades de mejora. Estos procesos se pueden utilizar en la búsqueda del ERP de tu pyme, ya que forma una lista de control contra la cual los proveedores pueden demostrar las capacidades de su software en el contexto de tu negocio. Además, si alguno de tus sistemas comerciales actuales proporciona a tu empresa una ventaja competitiva, es importante que los nuevos paquetes de software se alineen con esos procesos actuales o que lo hagan con una personalización mínima.
2. Haz una lista de requisitos
Crea una lista completa y priorizada de las funciones que tu organización está buscando en el sistema ERP. Para ser más eficaz, esta lista debe tener información acerca de lo que necesitan los usuarios finales así como todo lo que pueda aportar el personal directivo. La lista se puede utilizar para revisar los diferentes proveedores, y el sistema que elijas debe ser capaz de gestionar todo lo que hay en esa lista.
3. Entiende los costes totales involucrados
El sistema correcto ayudará a tu compañía a conseguir lo antes posible el retorno de la inversión. Sin embargo, para predecir mejor el rendimiento deseado de la inversión, debes conocer todos los costes asociados. El personal de ventas a menudo minimiza los costes de un sistema ERP, sin embargo, es esencial conocer todos los costes antes de tomar la decisión acerca del software. Los costes pueden incluir, actualizaciones, mantenimiento y gastos de apoyo. En relación con la aplicación, también es importante contar con una definición clara del alcance y la metodología.
4. Busca un proveedor específico para tu sector y tu zona
Si estás compitiendo en un sector específico de una zona concreta, lo recomendable es que busques un proveedor con un historial de éxito ese mercado en particular. Como bien sabes, tu industria seguro que tiene sus propias peculiaridades que difieren de la de otras industrias. Para obtener el máximo rendimiento del ERP de tu pyme, tu proveedor no sólo debe pensar que sabe mucho de su software, sino que necesita vivir y respirar tu sector y tu zona.
5. Busca el consejo objetivo de fuentes independientes
El personal de ventas de cada empresa de software casi siempre te dice que tiene el mejor producto para tu empresa. Por esta razón, lo recomendable es que hables con personas que han trabajado con cada uno de los sistemas en tu lista final de ERPs para pymes y ver cómo está funcionando para esas organizaciones. Este es un paso necesario para validar lo que el personal de ventas te están diciendo y saber cuánto de lo que dicen es verdad. Algunas empresas incluso pueden contratar a un consultor de ERP para gestionar el proyecto de elegir el proveedor adecuado en su nombre.
