No hay ninguna duda de ello: cualquier empresa, sea grande o pequeña, necesita hacer uso de un buen software gestión comercial que le acompañe en su crecimiento. Es importante que todos los negocios tengan muy en cuenta los pros y los contras que existen en cuanto a la elección de una opción determinada, a fin de llegar a disponer del rendimiento que les satisfaga. No hay que fiarse de la primera propuesta que se analice ni caer víctimas de los textos promocionales que representan los software que nos encontremos revisando. En su lugar, lo que sí hay que tener en cuenta es si el entorno en cuestión le proporciona a nuestra empresa el servicio que necesita para cubrir los principales requisitos de los que disponemos.
Concentrándonos sobre todo en las pequeñas empresas, que a veces pueden estar un poco más abandonadas que las grandes entidades que ya arrastran cierto recorrido, vamos a tener en cuenta varios factores fundamentales que ayudarán a detectar los software más adecuados.
Primeras exigencias a tener en cuenta
Uno de los factores que se debe plantear la empresa es si el software por el cual se va a decantar es capaz de disfrutar de un proceso de crecimiento en paralelo al suyo propio. Es decir, hay que ser conscientes de que aunque nuestra empresa sea pequeña hoy, el objetivo es que crezca en el futuro. Y en base a esto hay que preguntarse si el software de gestión comercial por el cual se haya optado también podrá crecer con nosotros. Si este software no es gradual y no tiene capacidad de crecimiento será mejor evitarlo por todos los medios posibles. La importancia de esto la podemos ver claramente con el volumen de empleados contratados. Quizá estemos al frente de una startup con entre 5 y 10 empleados, pero tengamos la previsión de llegar a 50 en una media de 1 o 2 años. Si el software se encuentra limitado a 15 perfiles de empleado, pronto habrá que buscar una alternativa y habrá supuesto una inversión de tiempo, esfuerzo y presupuesto inútil.
¿Trabaja este software en nube?
Ya no se puede plantear el confiar en un programa de gestión comercial que no actúe en nube y que no permita a los empleados y colaboradores el acceso al entorno por medio de un navegador web. Atrás quedaron los días en los que la gestión se llevaba a cabo mediante una plataforma independiente, un programa u otro tipo de soporte. Ahora todo debe ser sencillo y accesible de manera inmediata a través de la introducción de un identificador y una contraseña que se comparta con las personas que deban tener acceso a ello.
Y no hay que olvidar
En ocasiones las propuestas de software de gestión comercial a las que se puede acceder se quedan escasas en cuanto a lo que necesitan las empresas. Un software es posible que resulte muy útil en ciertos rasgos, pero ser totalmente ineficaz en otros. Y lo que está claro es que una startup no puede permitirse el lujo de solapar servicios al contratar varios proveedores de este tipo de entorno. Por ello hay que tener siempre muy en mente cuáles son los recursos necesarios y no detenerse hasta encontrar una solución que dé respuesta a todos ellos. Ya sea planificación de proyectos, almacenamiento de archivos o uso de sistemas de calendario y gestión de encargos, siempre hay que buscar el software que encaje con lo que requerimos.
Por otro lado, no hay que restar relevancia a la importancia que tiene confiar en un tipo de software que no resulte demasiado enrevesado y que sea accesible. Y cuando nos referimos a su accesibilidad hablamos de la facilidad que proporcione para comprender y aprovechar el entorno en el máximo de sus posibilidades. Hay que colocarse en el punto de vista de que como nueva empresa nuestros empleados van a estar muy ocupados con multitud de responsabilidades adheridas a sus puestos como para que además deban invertir grandes dosis de tiempo en aprender a utilizar un software que debería simplificarles el día a día. De lo contrario se pueden crear cuellos de botella en el organigrama de la empresa que produzcan efectos muy negativos en el transcurso del día a día.
