En los últimos años los departamentos de recursos humanos de grandes empresas han reducido los costes de gestión y administración de los empleados y han aumentado la eficiencia gracias al uso de herramientas de trabajo diseñadas para gestionar los recursos humanos.
Estas herramientas de software han permitido que el departamento de RRHH se pueda centrar en tareas más estratégicas.
Pero, ¿qué ocurre con las pymes que en muchas ocasiones ni siquiera cuentan con un departamento de recursos humanos?
Con la llegada de la nube y del software como servicio (SaaS) han surgido una gran cantidad de herramientas de trabajo útiles tanto para grandes empresas como para pymes con tiempos y costes de implantación más reducidos que los antiguos sistemas de gestión de recursos humanos.
Las pymes pueden utilizar estas herramientas informáticas en aquellos tareas que más tiempo consumen y así poderse centrar en otro tipo de actividades más productivas.
También se pueden utilizar para tener un mayor conocimiento del lado humano de sus empleados y así poder tomar decisiones más informadas.
Herramientas de trabajo para RRHH de una pyme
Administración de recursos humanos
La administración y el papeleo debería ser una carga muy pequeña de toda la gestión de recursos humanos en la pyme, para poderse dedicar a tareas más productivas y estratégicas. Pero lamentablemente termina por ocupar gran parte del trabajo.
La tecnología debe ser un aliado que facilite el acceso a documentos de plantilla para los procedimientos de recursos humanos.
Incluso que el propio empleado mantenga actualizada determinada información personal (cambio del estado civil, datos bancarios, unidad familiar, …) para quitarle esa tarea al departamento de recursos humanos.
La idea es reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas para que el proceso sea lo más eficaz y eficiente posible.
Selección de personal
La selección del personal es una tarea cara y difícil si se quiere hacer bien. La contratación directa es un problema pues hay que seleccionar entre muchísimos candidatos y determinar cuál es el perfil más adecuado no es sencillo.
Últimamente muchas agencias de selección de personal han implantado una tarifa plana para realizar estas tareas, pero aun así los honorarios siguen siendo prohibitivos para pequeñas pymes y microempresas.
Afortunadamente hay plataformas online y herramientas de trabajo informáticas que ayudan a la pyme en todo el proceso de selección de personal. Desde publicar un anuncio de búsqueda de personal a realizar la entrevista y analizar los resultados de la entrevista para determinar qué candidatos encajan mejor con el perfil buscado.
Los hay que incluyen nuevos canales de reclutamiento como los medios sociales o los móviles.
Gestión de absentismo
Controlar manualmente las ausencias del personal es una tarea difícil y entretenida. Para muchas pymes no es prioritario pese al coste que supone al año las ausencias de sus empleados.
El absentismo del personal es un gran trastorno para una pyme y si no hay un control puede generar desconfianza al no disponer de datos precisos de las ausencias.
Existen herramientas online que pueden ayudar a calcular la medida que determina si un empleado tiene un problema de absentismo.
Estas herramientas de trabajo también permiten identificar patrones de ausencia y crear alertas automáticas que saltan cuando hay una evidencia clara de absentismo laboral.
Planificación del personal. Tiempo y asistencia
Muchas pymes siguen utilizando procesos manuales y en papel para controlar al personal. Pero conforme la pyme crece se hace más complicado llevar el seguimiento del tiempo y asistencia de todos los empleados.
Todavía es más grave en empresas de fabricación y venta al por menor que necesitan tener disponible la mayor parte de la mano de obra trabajando durante todo el día.
Los sistemas de gestión de mano de obra cada vez más sofisticados y basados en tecnología de la nube pueden ayudar mucho en la gestión de los picos y valles de la producción mejorando la eficiencia. A diferencia de los típicos relojes de fichar donde es fácil fichar por otro, hay algunas herramientas que incluyen tecnologías biométricas como el reconocimiento del iris de manera que es más complicado el fraude de asistencia.
Gestión del rendimiento y evaluación
Muchas pymes dejan de lado la gestión del rendimiento y la evaluación de los empleados en sus puestos de trabajo. Pero realizar este seguimiento es tan importante en una gran empresa como en una pyme pues impacta directamente en el rendimiento general de la empresa.
Es esencial que los propietarios del negocio tengan una visión clara de lo que es bueno para el rendimiento global de su empresa.
Existen muchísimas herramientas de trabajo online para la evaluación de 360º de los empleados. Cuestionarios de personalidad, herramientas para medir la motivación de los empleados, y su actitud para trabajar.
