Mejorar la productividad ha sido un reto constante para las empresas, más allá del sector en el que operen o su naturaleza y actividad comercial. Es algo a lo que tienen que hacer frente día a día para seguir siendo competitivas.
Sin embargo, este reto ha cobrado mayor importancia en el escenario actual, donde priman la alta competitividad y la innovación, y donde la velocidad de la información se ha convertido en una herramienta fundamental.
Sin duda alguna, la transformación digital de las empresas ha supuesto una mejora para la productividad de las mismas. Aquellas organizaciones que han apostado por el cambio a lo digital son mucho más eficaces en varios aspectos: han mejorado en todo aquello relacionado con la gestión de procesos, estrategias, la gestión de recursos, incluso en la comunicación empresarial, tanto a nivel interno como externo.
Mejorar la productividad en tu empresa: decálogo básico
La productividad tiene dos componentes básicos, por un lado las tareas previstas y por otro el tiempo de ejecución de las mismas. Sin mebargo, no son los únicos. Si bien los valores cuantificables son importantes, a ellos debemos sumar otros de carácter cualitativo que también influyen en los niveles de productividad de las empresas. ¿De qué valores estamos hablando?
La motivación, la capacitación del personal, el estilo de liderazgo, la definición de roles, la integración de procesos y el trabajo en Recursos Humanos son algunos de los valores cualitativos a tener en cuenta para mejorar la productividad.
¿Cómo ponerlos en práctica? ¿Qué hacer para ponerlos al servicio de nuestros grupos de trabajo? Veamos el siguiente decálogo:
1) Planificación de actividades:
La primera clave para aumentar la productividad es la planificación: de tareas, de recursos, de variables y hasta de posibles soluciones. Cuanta menor sea la improvisación, mayores serán las posibilidades de éxito.
2) Jerarquización de las tareas:
Un error común es pretender que se pueden realizar todas las tareas a la vez. Siempre habrá tareas urgentes y tareas importantes. Empieza por resolver las primeras y luego hazte cargo de las segundas.
3) Ambiente laboral óptimo:
La motivación de los trabajadores, una infraestructura adecuada y un modelo de comunicación eficaz son otros elementos que influyen en la productividad de los negocios. ¡Apuesta por ellas hasta crear el mejor clima laboral!
4) Dividir procesos largos en tareas pequeñas:
Cuando los procesos son demasiado largos, es normal que no veamos la luz al final del túnel. Una buena estrategia para ello consiste en dividir los procesos en tareas pequeñas, cada una de las cuales debe tener unos objetivos y suponer un avance para el conjunto del proceso.
5) Digitalización de procesos:
Apostar por sistemas informáticos ágiles y eficaces contribuye a disminuir los plazos de ejecución de los procesos internos, algo que sin duda influye a la hora de mejorar los niveles de productividad.
6) Capacitación del personal:
Un personal debidamente formado y capacitado es mucho más productivo que uno al que no se le proporcionan las herramientas necesarias para ello.
7) Identificación de ladrones de tiempo:
En todos los ambientes laborales existen ladrones de tiempo, es decir, aspectos materiales o inmateriales que obstaculizan el buen rendimiento de los grupos de trabajo y la difusión de los mensajes corporativos.
8) Focalización de los esfuerzos:
La famosa ley de Pareto dice que el 80% del valor de una tarea proviene del 20% del esfuerzo realizado. Lo idóneo es, pues, poner el énfasis en ese 20%, que es el núcleo mismo de toda tarea.
9) Implementa un sistema de incentivos:
Los incentivos institucionalizados y con reglas justas estimulan a los miembros de los equipos de trabajo, quienes se esforzarán más por cumplir con las tareas delegadas y aumentarán su productividad.
10) Ingreso en nuevos mercados:
La productividad también depende de las decisiones gerenciales que se tomen en determinados momentos, como por ejemplo cuando se ponen en marcha planes de expansión o internacionalización.
