El proceso de digitalización de una empresa va mucho más allá del hecho de pasar a bases de datos y herramientas digitales los documentos y la información corporativa que antes estaba recopilada en soportes físicos. Es una de las muchas acciones que exige, pero ni mucho menos la única.
Se trata de una transformación estructural. Su principal objetivo es lograr que todos los negocios integren, en una serie de soportes, el grueso de sus estrategias, decisiones, acciones y procesos, haciéndolos más ágiles, eficaces y productivos.
Es decir, la digitalización es mucho más que una serie de recursos tangibles; es, sobre todo, una forma de entender la gestión de las empresas basada en conductas, principios y valores propios del escenario comercial del siglo XXI.
Digitalización y ahorro de tiempo en la gestión empresarial
Una de las principales ventajas que supone la digitalización para las empresas es la reducción del tiempo empleado en sus procesos. La tecnología en general y los sistemas informáticos en particular representan una evolución en sí mismos frente a métodos de gestión que se revelan obsoletos o no cumplen con las expectativas.
Hoy día todo va más de prisa. Las distancias y las barreras territoriales se han diluido gracias a Internet y los recursos derivados de él. Los negocios que no hayan entendido tal dinámica están condenados a quedar rezagados.
Para decirlo de una forma más clara: la digitalización es sinónimo de velocidad en la transmisión de la información, agilidad en los procesos, aumento de la productividad, inmediatez en la respuesta a los clientes y énfasis en la mejora continua, es decir, todos estos elementos relacionados con el tiempo y los plazos de producción.
¿Cómo ahorrar tiempo con la digitalización?
Ahora bien, analizadas estas ventajas, la pregunta es: ¿cómo nos ayuda la digitalización a que nuestros negocios ahorren tiempo y agilicen los plazos de producción? Veamos algunos aspectos en los que se refleja este aspecto:
- Perfeccionamiento de las tareas. La tecnología permite que las tareas que forman parte de los procesos internos se perfeccionen, lo cual significa que los plazos para su ejecución son menores. Cuanto más precisa sea la ejecución de una tarea, mejores serán los resultados, sobre todo si hablamos de negocios que se basan en la producción en cadena. Este perfeccionamiento supone, además, una capacitación y formación del personal.
- Digitalización de documentos. En aquellos casos en que los documentos, los datos y la información sean el centro de la actividad comercial, digitalizar es una opción que facilita el acceso, el tratamiento y la administración de éstos mismos. Aparte de ahorrar espacio físico, también invertimos menos tiempo en la clasificación y la revisión de estos documentos. Esta opción es especialmente válida para empresas de gran tamaño o aquellas que lleven muchos años en activo y posean archivos históricos.
- Procesos de comunicación más efectivos. La digitalización también mejora y agiliza los procesos de comunicación, tanto a nivel interno como externo, con los proveedores y clientes. Esta mejora facilita a su vez un considerable ahorro de tiempo.
- Contribución a la mejora continua. La digitalización aporta información valiosa sobre el estado de las tareas internas en una empresa. Además de una mejor monitorización, contribuye a la detección de fallos o errores que, si no se abordan a tiempo, suponen mayores costes y la prolongación de los plazos de ejecución y entrega, así como una menor reputación del negocio.
