Aquellos días en los que había que archivar miles y miles de documentos en papel en archivadores que ocupaban tanto espacio que al final había que buscarles salas enormes e incluso naves externas donde guardarlos ya están pasando a la historia. ¿La razón? Los sistemas de gestión documental. Son capaces de sustituir a toda una sala de archivos voluminosos, ayudar a la productividad de tu empresa, incrementar la eficiencia, reducir costes, organizarte mejor y… la lista continúa.
¿Qué es un sistema de gestión documental?
En pocas palabras, podemos decir que es una herramienta de software que permite a las empresas compartir, almacenar y editar documentos de forma digital.
Cada vez más empresas están recurriendo a software de gestión documental para ayudar a aumentar la productividad y reducir los costes. Almacenar y compartir documentos digitalmente es más seguro y mantiene la información sensible protegida de usuarios no autorizados de manera más eficaz que el papel, a través de múltiples capas de seguridad. Además, ayuda a reducir el desperdicio de papel, por lo que es una solución muy ecológica.
Existen sistemas de gestión documental online y offline pero la tendencia actual es a ir hacia el online. En este sentido, puedes encontrar dos tipos básicos de software de gestión documental online: proveedor de aplicaciones de servicios (ASP) y cliente-servidor alojado. Los sistemas cliente-servidor son paquetes de software que son controlados en equipos locales, mientras que el software ASP es una solución online alojada remotamente por el proveedor de servicios. Ambos tipos tienen ventajas distintas, pero de nuevo la tendencia es optar por software de gestión documental en modo ASP. ¿Por qué? Un ASP puede proporcionar una capa adicional de seguridad para proteger los datos de tu empresa, debido a que el proveedor de software por lo general tiene un equipo completo de técnicos y medidas de seguridad avanzadas que superan con creces las de las soluciones cliente-servidor. Además de la prestación de la seguridad, el modo ASP también tienen la ventaja de ser capaz de acceder a los datos de tu empresa desde cualquier lugar donde haya una conexión a Internet.
El software de gestión documental tiene muchos beneficios que pueden ayudar a tu empresa a alcanzar nuevos niveles de éxito. Veamos algunas razones.
6 razones por las que tu empresa necesita considerar el uso de software de gestión de documental
Rápida y fácil colaboración
Tener la capacidad de compartir rápida y fácilmente documentos puede ser una herramienta con un valor incalculable para cualquier empresa. La visualización, edición de datos e intercambio digital pueden acelerar el flujo de trabajo y permitir a los empleados compartir, enviar y recibir datos en una fracción del tiempo que se tardaría en hacer lo mismo si los documentos estuvieran en papel. El software de gestión documental acelera el proceso de compartir y colaborar en gran medida, lo que nos lleva al siguiente beneficio.
Aumento de la productividad y la eficiencia
Dado que con la ayuda de software de gestión documental la manipulación de documentos y el intercambio se lleva a cabo en una fracción del tiempo, es inevitable que aumente la productividad y la eficiencia. El tiempo dedicado a la búsqueda de documentos a través de una biblioteca de archivadores se elimina, y esto ahorra tiempo a los empleados a hacer más trabajo, lo que mejora la eficiencia general de la empresa. Con un sistema de gestión documental, todos los documentos y datos de la empresa se almacenan digitalmente en un solo lugar, por lo que es fácilmente accesible desde cualquier ordenador de la empresa.
Aumenta la seguridad de los datos
Un buen software de gestión documental cuenta con varias capas de seguridad para mantener los datos personales de tu empresa bajo estrictas medidas de seguridad. Tienes control de accesos, control de cambios, versiones de documentos, registros de acciones realizadas por cada usuario, etc. Además puedes hacer copias de seguridad de todos los documentos digitales, algo difícil de hacer cuando hablamos de papel.
Fácil acceso a los datos
No hay comparación entre la «vieja» forma de almacenar documentos en archivadores y la «nueva» manera de almacenar digitalmente. La capacidad de almacenar digitalmente documentos en una ubicación central es de lejos la mejor opción. Usando la función de búsqueda que lleva integrada el software, puedes localizar y acceder a cualquier archivo, sea viejo o nuevo, en cuestión de segundos, en lugar de tener que buscar a través de miles de potenciales carpetas para encontrar el archivo. Una vez que se encuentra el archivo, es fácil compartirlo con otros miembros del equipo o enviarlo por correo electrónico a un cliente. Todo el proceso se vuelve más eficiente.
Reducción de coste de papel
El coste del papel puede aumentar rápidamente en la oficina de una empresa, por lo que la reducción de los costes debido al cambio a este tipo de archivos digitales puede conseguir un ahorro sustancial. Y no solo el papel. También ahorras tinta, tóner, reduces los costes de almacenamiento (estanterías y espacios dedicados), trituradoras de papel, mantenimiento de la impresora,… Y dejando el ahorro de costes a un lado, una empresa sin papel es también una empresa ecológica.
Ahorras dinero tanto directa como indirectamente
Ya se ha mencionado cómo no utilizar papel puede ahorrar un montón de dinero en papel y productos relacionados con el papel, pero también puede reducir los costos de otras formas. Imagina que tienes un negocio en el que utilizas bastante papel, como por ejemplo un bufete de abogados. Si un empleado pasa una hora al día revisando documentos, la búsqueda de archivos y simplemente caminar ida y vuelta desde la sala de archivos, equivaldría a aproximadamente 250 horas por año (suponiendo una semana de 5 días). Si el empleado tiene un coste de 20 euros por hora, está gastando 5.000 euros al año dedicado a tareas simples de manejo de papel que podrían ser eliminados por lo digital.
