Ya seas Pyme o autónomo, hay ciertas obligaciones que tienes que cumplir para estar de acuerdo a la ley. Una de ellas es la de llevar la facturación de tu negocio, y para ello necesitas un software de facturación.
Además, de acuerdo con las leyes españolas, no sólo estás obligado a facturar y guardarte una copia de las facturas. También tienes la obligación de guardar las facturas que recibas, recibos y otros documentos con los que poder acreditar lo que reflejan las facturas emitidas y recibidas y el cumplimiento de tus obligaciones fiscales.
Facturar es una tarea necesaria, entre otras cosas porque va a ser tu medio para cobrar por tus trabajos, sin embargo muchas veces puede resultar complicado ya que muchas pymes no tienen ni la experiencia ni el tiempo necesario. Afortunadamente, las nuevas tecnologías nos están proporcionando cada vez más, útiles herramientas que pueden facilitarnos este trabajo además de ahorrarnos tiempo y esfuerzo.
Existe mucha variedad de software de facturación que se adaptan a los diferentes tipos de negocios. Es necesario revisar e identificar tus necesidades concretas para poder seleccionar adecuadamente el software de facturación que mejor se adapte a tu negocio.
Vamos a ver algunos criterios o cosas a tener en cuenta a la hora de seleccionar el que mejor resultado pueda dar para tu negocio.
Criterios para elegir tu software de facturación
1. ¿Cuales son tus necesidades?
Haz una lista con todas las cosas que vas a necesitar hacer. Por ejemplo:
- ¿Necesitarás gestionar proyectos para facturarlos después en base a sus diferentes fases o te sirve simplemente hacer la factura introduciendo los datos al terminar el proyecto?
- ¿Necesitas incluir las facturas de proveedores?
- ¿Quieres que tenga un software de contabilidad asociado al que poder luego traspasar los datos automáticamente?
- ¿Quieres controlar los presupuestos y albaranes desde el mismo software de facturación?
- ¿Controlarás también gastos, cobros y vencimientos?
- ¿Necesitas exportar tus facturas a formato pdf? ¿Quizás trabajar con factura electrónica?
Estas son solo algunas de las necesidades que podrías necesitar. Revisa si tu negocio tiene alguna otra particularidad.
2. Precio
Dependiendo del tamaño de tu empresa puede que este sea un factor decisivo. Tienes software de facturación gratuito, normalmente limitado en relación a algún parámetro de tu negocio como puede ser usuarios que tendrán acceso, facturación anual máxima o número máximo de facturas.
3. Tipo de instalación
Este también puede ser un criterio determinante. En la actualidad tienes mucho software de facturación que trabaja en modo cloud. Se encuentra en la nube, con todas las ventajas que eso conlleva: no tienes que preocuparte de actualizaciones, ni de copia de seguridad, tienes acceso desde cualquier parte con una simple conexión a Internet, puedes acceder desde cualquier dispositivo, puedes darle acceso a tus socios, gestores, etc. Y por estar en la nube no tiene porqué ser caro. Tienes software de facturación en la nube gratuito, aunque con algunas limitaciones, pero que puede que se adapte a tus necesidades.
4. Personalización
Una de las primeras cosas que querrás hacer es personalizar tu factura. Ponerle tu logo o incluso tener la posibilidad de seleccionar entre diferentes plantillas con distintos diseños. Si para tu empresa es importante poder adecuar colores y tipografía además del logo, tendrás que tenerlo en cuenta a la hora de la selección.
5. Que crezca con tu negocio
En el primer punto has revisado tus necesidades actuales, pero puede que en poco tiempo éstas cambien. Si tu negocio crece puedes necesitar funcionalidades que en estos momentos no te hacen falta. Es importante que compruebes que el software de facturación que seleccionas puede crecer con módulos nuevos y nuevas funcionalidades y herramientas.
